TIME TRACK
Modul nVitamin TimeTrack je modul za beleženje časa zaposlenih. Aplikacija ni vezana na noben operacijski sistem in deluje samostojno. Podatki se beležijo v samostojni podatkovni bazi z možnostjo izvoza podatkov v Excel datoteko za pripravo in obračun plač zaposlenih. Deluje tudi v povezavi z OPAL ERP sistemom. V tem primeru se podatki samodejno prenašajo v informacijski sistem.
V modul se prijavimo z uporabniškim imenom in geslom. Aplikacija je vezana na uporabnika (delavca). Na delavca se vežejo njegove prijave na delovno mesto, odmor, odsotnosti, delo od doma in delo na terenu.
Delavec
Prisotnost pri delu
Ob ročnem vpisu se prijavimo v aplikacijo po spodnjem vpisu v modul Timetrack.
V zavihku prisotnosti pri delu najdemo polje Prihod. S klikom na tipko registriramo svoj prihod na delo. S tem se začne beleženje delovnega časa registriranega delavca. Beleženje odmora (malice) aktiviramo s klikom na gumb Malica. Ob vrnitvi z malice je potrebno ponovno aktivirati zaključek malice na gumbu Malica. S tem se naš odmor zaključi. V kolikor je odmor že v naprej časovno določen, se le tega s privolitvijo delodajalca določi avtomatsko. V tem primeru se odmor beleži samodejno.
Delovni čas delavec zaključi z aktivacijsko tipko ODHOD. Takrat se mu beleženje časa zaključi in zabeleži. Vpogled v delovni čas lahko spremlja v zavihku Moja prisotnost.
Poleg osnovnega beleženja delovnega časa program omogoča tudi dodatne možnosti kot so beleženje odsotnosti, delo od doma, bolniška odsotnost. Posamezne možnosti in funkcije se aktivira kot prilagoditev posameznemu uporabniku (podjetju).
Fond ur, delo v tem mesecu, ostali dopust in tekoče ure dela se zapisuje na delavca. Spremljamo ga v zapisu, ki se nahaja pod aktivacijskimi gumbi (malica,odostnost, odhod) in nad tabeličnim zapisom.
Moja prisotnost
V tem pogledu imamo možnost spremljanja statistike delovnega časa delavca (svojega). Pogled si tu lahko prilagajamo glede na datum, mesec, dan, .... V zgornjem kotu se nahajata dva aktivacijska gumba: moj izvoz in danes.
Moj izvoz nam izvozi excelovo tabelo mesečnega pregleda zabeleženega delovnega časa delavca. Na njem se nahaja (moj) delovni čas, nadure, koriščen dopust, odsotnosti in bolniške. Tako izvožen dokument je lahko podlaga pri obračunu plač in priloga k plačini listi delavca.
Danes je aktivacijski gumb ki nas postavi na današnji dan in prikaže podatke, ki se nanašajo na trenutni dan.
Moja mapa
V pregledu Moja mapa imamo vpogled v svoje plačilne liste. Tu se nahaja tudi informacija o letnem delovnem dopustu in planiranih dopustih. Predal je aktiven le, v kolikor se modul uporablja v povezavi z informacijskim sistemom, v katerem se ureja plačilne liste in izračunava plače.
Odsotnosti
Napoved odsotnosti delavec napove v svojem koledarju. Ko se postavi na dan, datum v koledarju za katerega želi napovedati dopust, odsotnost ali ko želi koristiti ure. Prav tako tu lahko opredeli delo od doma, v kolikor imajo v pogodbi o zaposlitvi v organizaciji to možnost.
Urejevalec
Urejevalec delovnega časa zaposlenih ima vpogled v delo vseh zaposlenih. Tako ima tudi možnost razporejanja delovnega časa na delavca. Urejevalec ima vpogled v delovni čas vseh zaposlenih. Posega lahko v njihove zapise in ima kot urejevalec pravico do urejanja upravičenih napak pri beleženju časa zaposlenih. Urejevalec beleži tudi vse napovedane (dopust) in nenapovedane (bolovanja) odsotnosti delavcev.
Urejanje prisotnosti
V tem predelu se beležijo prisotnosti zaposlenih. Za lažji pregled barve prikazujejo delava ki je opravlil svoje delo, delavce ki še niso zaključili svojega dela in pa delavce, ki na dan niso opravili svoje delovne obveznosti (manj opravljenih ur, kot je čas na delavca).
V kolikor nas zanima delo na delavca za posamezno časovno obobje uporabimo kolešček v desnem kotu. Odpre se nam pogovorno okno v katerem izberete Referenta - delavca, določitimo časovni okvir za katerega nas zanima njegovo delo.. S potrditvijo na gumb OK se nam pogoj izpiše.
Na zavihku izvoz nastavimo prisotnosti po mesecu in prisotnosti v obdobju. Tako se pripravi izpis za izvoz v XML formatu.
Urejanje odsotnosti
Napoved odsotnosti delavec napove v svojem koledarju. Ko se postavi na dan, datum v koledarju za katerega želi napovedati dopust, odsotnost ali želi koristiti ure. Prav tako tu lahko opredeli delo od doma, v kolikor imajo v pogodbi o zaposlitvi v organizaciji to možnost. Kot urejevalec imam vpogled v njegovo beleženje in prošnje za dopust in odsotnosti.
Prošnja za dopust ali koriščenje ur ali odsotnosti se nam kot urejevalcu prikaže v koledarju ali kot prejeto obvestilo. Potrditev prošnje ali zavrnitev urejamo v odsotnosti na delavca.
Urejevalec je lahko, ne pa vedno tudi potrjevalec napovedanih odsotnosti.
Odsotnosti
V mapi odsotnosti ima urejevalec upogled v odsotnosti vseh zaposlenih na dan, teden, mesec. V tem pogledu so vidne tudi napovedane in že potrjene odsotnosti za posameznega delavca.
Moja mapa
V zavihku moja mapa se nahajajo podatki o dopustu referenta, uporabnika. Kot tudi vse plačilne liste. Le te nam ni potrebno več fizčno izdajati v upogled ali v tiskanje, saj so delavcu kadarkoli dosegljive v tej mapi.
