NARUDŽBE DOBAVLJAČA
Unos narudžbe interno
Kad se prijavimo u spot imamo mogučnost unosa narudžbe interno.
Za unos nove narudžbe koristimo zeleni plus.
U zaglvaju narudžbe odaberemo dobavljača, osobo (osoba je važna jer ćemo kasnije moći poslati narudžbenicu na e-mail koji je definiran za tu osobu), troškovno mjesto i razdoblje za koju je narudžba.
Kad se unosi razdoblje može se odabrati Datum, Mjesec, Kvartal ili Godina. To nam znači za koje razdoblje važi ova narudžba i kad dolaze fakture zatvaraju se u tom razdoblju.
Nadalje trebamo unositi stavke narudžbe.
Klikom na plus otvara nam se prozor za unos pozicije (identa). Unosimo ident s ispravnom stopom PDV-a, količinom, cijenom i opisom.
Klikom na Dodaj stavka se unosi.
Ako smo pogriješili, stavku možemo ispraviti tako da kliknemo na nju – otvorit će se prozor u kojem stavku možemo izbrisati ili ispraviti.
Sljedeći korak je unos podjela.
Svaka podjela počne sa unosom troškovnog mjesta i branda/marke za koju radi se podjela. Dodaje se opis ili odabere na osnovi liste.
Ako znamo koji troškovni konto treba koristiti, unesemo ga – u suprotnom to polje ostavimo prazno. Unesemo godinu za koju radimo podjelu ako nije ista kao narudžba i iznos u postotku ili u iznosu i automatski će se preračunati u postotak.
Sve što smo unosili potvrdimo s tipku Dodaj.
Podjela se ispisuje dolje. Ako smo nešto pogrešno unijeli i želimo ispraviti, najlakše je kliknuti na podjelu i obrisati je, pa ponovno unijeti ispravno. Ako smo unijeli više podjela, obrišemo sve i ponovimo unos.
Sljedeći korak je unos analitike.
Svaka analitika počne sa unosom troškovnog mjesta i branda/marke. Dodaje se opis. U sljedećem koraku odabiremo internu analitiku koja je odgovarajuća za tu narudžbenicu. Ispod interne analitike prikazuju se osobe za potvrdu. One također moraju potvrditi analitiku.
Može biti i više internih analitika, ali zbroj svih ne smije premašiti neto iznos narudžbenice.
Zatim unosimo iznos ili postotak (iznos se automatski preračuna iz postotka).
Sve što smo unosili potvrdimo s tipku Dodaj.
Analitika se ispisuje dolje. Ako smo nešto pogrešno unijeli i želimo ispraviti, najlakše je kliknuti na analitiku i obrisati je, pa ponovno unijeti ispravno. Ako smo unijeli više analitika, obrišemo sve i ponovimo unos.
Sljedeća dva koraka su unos opisa (ovdje se u polje unosi slobodan tekst) i dodavanje privitka (ponuda, predračun, ...) na internu narudžbenicu. Klikom na + otvara nam se prozor u kojem odabiremo privitak.
Svaki korisnik vidi samo one narudžbenice koje je on unio. Ako je unio netočne podatke, oni se mogu ispraviti u Opalu.
Podjele i analitike korisnik može sam ispraviti, ali samo dok one još nisu potvrđene.
Interne narudžbe za potvrdu
Kada su narudžbenice unešene, slijedi njihovo odobravanje. Odobravanje narudžbenica se provodi samo ako smo definirali pravilo.
Na primjer, na odobravanje idu sve narudžbenice za određeno troškovno mjesto koje premašuju određeni iznos.
Odgovorni referent u tom slučaju ima narudžbenice za odobriti. Dok narudžbenica nije odobrena, ostali referenti koji su definirani za odobravanje internih analiza ne mogu ih odobriti.
Klikom na narudžbenicu prikazuju se svi podaci iz narudžbenice, a u gornjem desnom kutu klikom na Potvrdi narudžbenica se odobrava.
Kada je narudžbenica odobrena, slijedi odobravanje internih analitika.
Potvrđivanje internih analitika
Ako smo potvrditelj određene interne analitike, ona nas čeka za potvrdu pod karticom Potvrđivanje internih analitika.
Klikom na red interne analitike prikazuju se svi podaci unešene interne narudžbenice. U gornjem desnom kutu pojavljuju se dva gumba: Odbij i Potvrdi. Klikom na Odbij interna analitika se odbija, a klikom na Potvrdi se odobrava.
Kada su sve analitike odobrene od strane svih potvrditelja, interna narudžbenica je u potpunosti odobrena i može se povezati s primljenim računom.
Dokumenti - Veza na narudžbu
Prilikom unosa/uvoza primljenog računa imamo odjeljak Veza na narudžbu. Klikom na povećalo prikazuju se sve potvrđene, nepovezane narudžbenice za partnera kojeg smo unijeli u podatke prejetog računa.
Prilikom povezivanja narudžbenice s računom, unesene interne analitike se prenose i nije ih potrebno ponovo unositi na primljenom računu. Isto vrijedi i za podjele.
Interne analitike
Pod karticom Interne analitike vidimo sve analitike koje smo potvrdili na narudžbenicama ili na primljenim računima, jer možemo imati i račune koji ne zahtijevaju internu narudžbenicu, dok je interna analitika obavezna na svim primljenim računima.
Na kotačiću imamo mogućnost uređivanja pregleda prema postavljenom filtru. Također imamo mogućnost izvoza u Excel, gdje možemo obrađivati podatke.