Skip to main content

DOKUMENTI

Modul nVitamin DokumentiDocuments je neposrednodirektno povezan zsa OPAL ERP sistemomsustavom na način,in da omogočaomogućava vnos,unos, prikaz ini potrjevanjepotvrdu dokumentov,dokumenata kipohranjenih se hranijo vu OPAL ERP dokumentnemdokumentnom sistemu.sustavu. PolegOsim tegatoga, omogočaomogućuje avtomatskiautomatski uvoz eRačunovuna poprema eSlog 2.0 ini UBL 2.1 standardu, lahkomože izkoriščakoristiti OCR tehnologijotehnologiju za prepoznavoprepoznavanje tekstovteksta vu skeniranihskeniranim dokumentih.dokumentima. Na tataj način štedi vam prihranipuno velikoposla delaoko zunosa vnosomdokumenata dokumentovi terznačajno občutnosmanjuje zmanjša možmogućnost napak.pogreške.

image.png

Dokumenti

Osnova modula je pregled dokumentov.dokumenata. VU temovoj pregedusekciji soprikazuju prikazanise vsisvi dokumenti,dokumenti kikoji sose ževeć vnalaze sistemu.u sustavu. Za lažjilakši pregled nad dokumenti si lahkodokumenata, prikazane stolpcestupce poljubnomoguće razporejamoje rasporediti po želji (povlecidrag inand spusti)drop), sa klikom na naziv panaslov imamo možmogućnost razporejanjarasporeda pou različnihite vrstnihredoslijede. redih.Traka Iskalnaza vrsticapretraživanje na vrhu nam služi za lažjelakše iskanjepronalaženje dokumentov.dokumenata.

image.png

Filtriranje ponakon pregledupregleda nammoguće omogočaje tudii filterpomoću filtera na ikoni Zobnik.zupčanika. PolegOsim filtriranjafiltriranja, imamo tudii možmogućnost prikazovanja/prikazivanja/skrivanja stolpcevstupaca vu pregledu in alii/ili izvoz podatkovpodataka vu Excel. 

image.png

TaOvaj pregled prikazuje vsesve dokumente nebez gledeobzira na potrjevalce!certifikatore!

VnosUnos dokumentovdokumenta

Za vnosunos dokumentovdokumenata (v kolikorako imamo ustrezneodgovarajuća pravice)prava) dolje desno se nam desno spodaj prikaže tudipojavljuje gumb za dodajanjedodavanje novih dokumentovdokumenata (zelenzeleni +). Ob klikuKlikom na ikonoikonu otvara se nam odpre oknoprozor za vnosunos noveganovog dokumenta.

image.png

VU levemlijevom deludijelu oknaprozora imamo prikazanepodatke podatke, ki jihkoje moramo vnesti,unijeti, va desnemu deludesnom padijelu si prikažmožemo prikazati (naložimo)učitati) predogled,preview, scansken dokumenta. 

RazdelekDio Dokument

TaOvaj delodjeljak posvećen je namenjen osnovnim podatkom,informacijama kikoje sestavljajočine vsaksvaki dokument. PomenZnačenje poljpolja je opisanopisano vu nadaljevanju.nastavku.

SkupinaGrupa
PrednastavljenaUnaprijed skupina,postavljena kigrupa določakoja kakšenodređuje tipkoju vrstu dokumenta vnašamo.unosimo. Osnovno je todobiti prejeti račun.fakturu.

LetoLijeto
LetoGodina na katerokoju se dokument navezuje.odnosi. PrivzetoZadana je trenutnotekuća leto.godina.

DobaviteljDobavljač
IzberemoDobavljača dobaviteljabiramo s liste partnera iz šifrantasustava. partnerjev iz sistema. IščMožemo lahkopretraživati ​​po nazivunaslovu aliili davčniporeznom številki.broju. ČeAko dobaviteljadobavljač nenije najdemo,pronađen, sekoristite poslužujemo gumbagumb + za dodajanjedodavanje noveganovog dobavitelja.dobavljača.

image.png

TransakcijskiBankovni račun
KoNakon što smo določiliodredili dobavitelja,dobavljača, lahkou v temovom polju izberemomožemo odabrati njegov transakcijski račun. ČeAko smo ga ževeć imeliimali vu bazi, seto nam je privzetistandardno tudisugerirano, predlagal, v nasprotnem primeruinače imamo nai gumbumogućnost +dodavanja tudinovog opcijo dodajanja novega transakcijskegatransakcijskog računa za dobavitelja.dobavljača na tipku +.

image.png

OriginalnaOriginalan številkabroj
Iz dokumenta prepišemokopirajte originalnooriginalni številkobroj dobaviteljevegadokumenta dokumenta.dobavljača.

Datum dokumenta
Datum izdajeizdavanja dokumenta na strani dobavitelja.dobavljača.

Datum prejemaprimitka
Datum,Datum kokada smo dokumentprimili prejeli.dokument. PrivzetoZadani je trenutni datum.

Datum storitveusluge
Datum opravljeneobavljene storitve,usluge kikoji gase preberemoočitava izs dobaviteljevegaračuna dobavljača.

Datum za uplatu
Upisujemo rok za uplatu računa koji je obično naveden na računu dobavljača.

Napomena
U opisu dokumenta možete unijeti "jednostavne" bilješke. To su obično kratki opisi sadržaja dokumenta. U tome možemo pomoći s poljem Šifrarnik napomene, koje nam prikazuje unaprijed postavljene opise dokumenata, koji se nakon odabira prenose u polje Napomena.

Malo niže imamo mogućnost unosa dužih opisa ukoliko želimo dokumentima dodati duže opise.

Triškovno mijestio i Projekat
Ako dokumente dijelimo po mjestima troška i/ili projektima, specificiramo ih u ova dva polja. Oba polja su obavezna, pa ih uvijek moramo specificirati. Ako nam sadržaj nije bitan, biramo opće vrijednosti.

Dio Iznosi

Ovaj dio uključuje unos iznosa računa koji su potrebni za kasniju obradu u potvrđivanju i likvidaciji računa, knjiženje u financijskim modulima i izvršenje plaćanja računa.

DatumBruto zapadlostiiznos
Vnesemo rok plačila računa, kiOvo je običajnoukupni naveden na dobaviteljevem računu.

Opis
V opis dokumenta si lahko vnesemo "enostavne" opombe. Običajno so to krajši opisi, kaj je vsebina dokumenta. Pri tem si lahko pomagamo s poljem Šifrant opisov, ki nam prikaže prednastavljene opise dokumentov in se nam ob izbiri prenesejo v polje Opis.

Nekoliko nižje imamo možnost vnosa daljših opisov, če želimo dodati daljše opise na dokumentih.

Stroškovno mesto in Projekt
Če delimo dokumente po stroškovnih mestih in/ali projektih, le te tudi določimo v teh dveh poljih. Polji sta obvezni, zato ju moramo vedno določiti. V kolikor nam vsebina ni pomembna, izberemo splošne vrednosti.

Razdelek Zneski

Ta del obsega vnos zneskov računa, ki so potrebni za kasnejše obdelovanje pri potrjevanju in likvidaciji računov, knjiženju v finančne module ter izvedbi plačila računov.

Bruto znesek
To je skupni znesekiznos računa zuključujući vključenimi davki.poreze. To je znesek,iznos kikoji predstavlja obveznostobvezu doprema dabaviteljev.dobavljačima.

Valuta
TaTime določase valuto,određuje vvaluta kateriu jekojoj izstavljense dobaviteljevizdaje račun.faktura Privzetodobavljača. Standardno je to EUR, vali primeruu slučaju drugih valutvaluta paodabiremo jih izberemoih iz šifranta.ifarnika.

Neto znesekiznos
TaOvi podatekpodaci jesu informativneinformativni narave in gai ne moremomogu vnašati.se unositi. Služi nam vu primeru,slučaju ko vnašamo znesek DDVda na računufakturi inupišemo seiznos boPDV-a vednoi izračunavalauvijek gledeće nabiti vnešeneobračunat zneskeprema DDVdolje vupisanim nadaljevanju.iznosima PDV-a.

DDVPDV 22%25%
TuOvdje vnesemoupisujemo znesekiznos DDVPDV-a spo stopnjostopi 22%od 25%. Desno zgoraj se nam izpiše tudi osnovaOsnova za taovaj procent.postotak također je prikazana gore desno.

DDVPDV 9,5%13%
TuOvdje vnesemoupisujemo znesekiznos DDVPDV-a spo stopnjostopi 9,5%od 13%. Desno zgoraj se nam izpiše tudi osnovaOsnova za taovaj procent.postotak također je prikazana gore desno.

DDVPDV 8%
???? Tu vnesemo znesek DDV s stopnjo 8%. Desno zgoraj se nam izpiše tudi osnova za ta procent.

DDV 5%
???? Tu vnesemo znesek DDV s stopnjo 5%. Desno zgoraj se nam izpiše tudi osnova za ta procent.

OprostitevOslobađanje DDVod PDV-a
Za razlikorazliku od ostalih zneskoviznosa DDVjaPDV-a, tuovdje vnesemoupisujemo znesek,iznos kikoji je oproščoslobođen plačila DDVja.PDV-a.

RazdelekDio Plačilaenje

TaOvaj deldio vsebujesadrži podatke,podatke kivezane seuz navezujejoplaćanje nadokumenata. plačevanjeDokle dokumentov. V kolikor ne bomogod iz teganjega izdelovalinećemo plačilnihdavati nalogov,naloge za plaćanje, ovaj dio je ta del nepomemben.nevažan.

Model ini Referenca
VU temovom deludijelu vnesemoupisujemo model plačilaplaćanja ini referencooznaku plačila,plaćanja kikoja je namenjennamijenjena plačilnemunalogu nalogu.za plaćanje.

Za plačiloplaćanje
TukajOvdje določimoodređujemo znesekiznos koji treba platiti za plačilodokument. dokumenta.Prema Privzetozadanim sepostavkama, v toovo polje napolnije znesekpopunjeno računa.iznosom fakture.

KodaKod namenanamjene
IzberemoŠifru kodonamjene namenaodabiremo iz šifranta,ifarnika kikoji je namejennamijenjen pripraviza plačilnihizradu nalogov.naloga za plaćanje.

RazdelekDio Likvidacija

ČeAko uporabljamokoristimo postopekproces potrjevanjakonfirmacije ini likvidacije, potemtada moramo določitiodrediti osebe,osobe kikoje morajomoraju potvrditi dokumente potrditiprije predennego bodošto pripravljenibudu spremni za nadaljnjodaljnju obdelavoobradu vu računovodstvu. VU sistemusustavu poznamopoznajemo večnekoliko načinovina potrjevanja.potvrde.

  1. UporabljamoKoristimo samo enegajednog likvidatorja.likvidatora.
  2. UporabljamoKoristimo večviše potrjevalcevvalidatora ini enegajednog zadnjegakonačnog likvidatorja.likvidatora.
  3. UporabljamoKoristimo večnekoliko potrjevalcevvalidatora (zaporedno)sekvencijalno) ini enegajednog zadnjegakonačnog likvidatorja.likvidatora.
  4. UporabljamoTakođer tudikoristimo predzadnjegapretposljednjeg potrjevalca.

odobravatelja.Uporabljamo samo enega likvidatorja


VU temovom načinumodu prilikom unosa dokumenta pojavit će se nam bo ob vnosu dokumenta prikazalo polje likvidatorja,likvidatora kikojeg ga izberemoizaberemo iz seznamaliste referentov.referenata.

image.png

Uporabljamo več potrjevalcev in enega zadnjega likvidatorja

V tem načinu se nam bo ob vnosu dokumenta prikazalo polje končnega likvidatorja, ki ga izberemo iz seznama referentov. Poleg tega se nam prikaže tudi del za vnos potrjevalcev. V seznam jih dodajamo z iskanjem (vnos imena) v polju Dodaj potrjevalca ali uporabo lupe in izbire iz seznama ter uporabo gumba + ob polju.

image.png

V tem načinu je zaporedje dodajanja nepomembno!

Uporabljamo več potrjevalcev (zaporedno) in enega zadnjega likvidatorja

Način vnosa je enak načinu vnosa kot pod zgornjo točko le, da je zaporedje dodajanja potrjevalcev pomembno.

V tem načinu je zaporedje dodajanja pomembno!

Uporabljamo tudi predzadnjega potrjevalca

Če imamo nastavitev, da uporabljamo tudi predzadnjega likvidatorja, se nam bo poleg zadnjega likvidatorja prikazalo dodatno polje za določitev predzadnjega, ki ga izberemo na enak način kot v ostalih primerih (glej zgornje točke).

Uvoz dokumentov

Če koristimo možnost avtomatskega uvoza računov (eRačuni ali OCR) iz elektronskega poštnega predala, bomo v tem pregledu prejeli vse dokumente, ki so se uspeli uvoziti. Take dokumente mora vnašalec naprej potrditi.

image.png

Potrjevanje uvoza dokumentov je najbolje izvajati sprotno, saj imamo s tem najmanj dela!

V kolikor se nam v pregledu dokumentov za uvoz nabere veliko dokumentov, si lahko za lažje delo pomagamo z iskalno vrstico na vrhu pregleda, v katero vnesemo iskalni niz. Če bo iskanje vrnilo zadetke, bodo le ti prikazani v tabeli, sicer bo tabela ostala prazna.

image.png

Filtriranje nam omogoča tudi filter na ikoni Zobnik. Ta ikona nam omogoča tudi prikaz/skrivanje stolpcev v pregledu in ali izvoz podatkov v Excel. 

image.png

Potrditev uvoza dokumentov izvedemo na način, da izberemo dokument s klikom nanj. Odpre se nam okno za potrjevanje/vnos dokumenta. Levi del nam prikazuje podatke, ki so bili napolnjeni iz eRačuna ali prepoznani z uporabo tehnologije OCR. Desni del pa nam prikazuje predogled (običajno PDF) dokumenta, iz katerega preverimo pravilnost podatkov.

image.png

Vnosna maska je popolnoma enaka ročnemu vnosu dokumenta s tem, da bo v veliki meri tudi že izpolnjena. Za razlago vnosnih polj glejte poglavje Vnos dokumentov.

Če je bil dokument obdelan preko OCR, ga nujno preverimo, saj je tehnologija 80% zanesljiva! Sicer smo v ta del vgradili kar nekaj dodatnih algoritmov in preverjanj, tako da bo lahko procent uspešnosti večji.  

Nastavitve uvozov dokumentov

Kot je bilo omenjeno v prejšnjem odstavku, ima aplikacija vgrajenih kar nekaj sistemov za učinkovitejše določanje pridobljenih podatkov, še posebno v primeru uporabe tehnologije OCR (ko pridobivate račune v nestandardiziranih oblikah - PDF,...).

Pomembno pravilo: Skrbimo, da je naša baza dobaviteljev (partnerjev) čim bolj popolna, vključno s plačilnimi transakcijskimi računi, saj bo program po teh podatkih znal prepoznati dobavitelja. Če na računu seveda obstaja zapis transakcijskega računa v IBAN obliki!

Opcija, ki jo lahko enoznačno določimo v nastavitvah za uvoz, je v primeru, ko od dobavitelja - na prednastavljen poštni predal (npr.: eracuni@moje-podjetje.si) - prejemamo račune iz vedno istega elektronskega naslova.

Vnos nastavitev izvedemo po korakih:

  1. Vnos začnemo z zeleno ikono + (desno spodaj).
  2. Pod partnerja izberemo šifro dobavitelja.
  3. Določimo pošiljateljev elektronski naslov, iz katerega bomo prejemali račune.
  4. Obkljukamo opcijo Uvoz drugih dokumentov.
  5. Shranimo.

image.png

Od tega trenutka se bo vsem dokumentom, ki bodo prišli iz določenega elektronskega naslova, določil nastavljen dobavitelj.

Potrjevanje dokumentov

V kolikor v podjetju uporabljamo spletno potrjevanje in likvidacijo dokumentov, moramo za to imeti ustrezne nastavitve na sistemu. Vsak potrjevalec in likvidator ima svoje uporabniško ime in geslo. Glede na način, ki ga uporabljamo, nam bo sistem tudi distribuiral dokumente, ki jih moramo obdelati.

<diagram načinov potrjevanja>

Čakajoči dokumenti

V modulu Dokumenti bomo našli opcijo t.i. čakajočih dokumentov, ki jih moramo potrditi. Če imamo dokumente za potrditi, bomo že na osnovnem gumbu imeli izpisano rdečo številko, ki ponazarja št. dokumentov za potrditev. V pregledu bomo imeli seznam vseh čakajočih dokumentov.

image.png

Za potrjevanje dokumenta iz seznama kliknem na dokument. Prikaže se nam obrazec, ki ima v levem delu vnesene podatke, v desnem pa imamo prikazan predogled dokumenta.

image.png

Levi del dokumenta je razdeljen na 3 dele, razdelek Dokument, Opomba in Potrditve.

V razdelku Dokument imamo izpisane podatke o dokumentu, ki so bili vnešeni ob vnosu in so namenjeni nadaljnji obdelavi v sistemu.

Razdelek Opomba vsebuje polje za vnos opombe ob potrjevanju ali zavrnitvi. Privzeto za potrditev dokumenta opomba ni obvezna, pri zavračanju pa je vedno obvezna.

Pod razdelkom Potrditve vidimo vse uporabnike, ki morajo oz. so že potrdili dokument, čas njihove potrditve in njihove opombe.

Na koncu najdemo gumb za potrditev oz. zavrnitev dokumentov. S klikom na enega od teh gumbov bomo dokument potrdili oz.zavrnili. S tem bo dokument izginil iz seznama čakajočih dokumentov.

Delitev dokumentov

Če v sistemu uporabljamo delitev dokumentov po zneskih in/ali po drugih analitikah, se nam v potrditvenem obrazcu pojavi tudi razdelek Delitev. Ta nam služi, da lahko neto znesek računa delimo po raznih analitikah kot so stroškovno mesto, projekt in konto.

image.png

Za novo delitev uporabimo gumb dodaj. Odpre se nam novo pogovorno okno,v kateremu imamo možnost vnosa stroškovnega mesta, projekta, konta, opisa in pa zneska oz. procenta zneska. Vnašamo lahko znesek delitve ali procent glede na skupni znesek računa. Potrditev vnosa delitve zaključimo z zelenim gumbom Dodaj.

image.png

Že vnešene delitve lahko izvedemo iz seznama obstoječih delitev. S klikom na izbrano delitev se nam odpre forma za urejanje delitve. Izvedemo ustrezen popravek in potrdimo z gumbom Potrdi. Če želimo delitev brisati, izberemo gumb Briši.

image.png

Ko smo delitev izvedli, potrdimo naš dokument.

Šele ko bomo dokument potrdili, bodo delitve upoštevane!

POMEMBNO! Ob uporabi delitve morajo vsi potrjevalci znesek računa najprej razdeliti 100% ,šele nato ga bo prejel likvidator v likvidacijo!

Dodajanje potrjevalcev

V kolikor imamo sistem tako nastavljen, da nam omogoča dodajanje dodatnih potrjevalcev, bomo le to lahko izvedli z gumbom Dodaj v orodni vrstici.

image.png

Torej če želimo na dokument dodati novega potrjevalca, se nam bo ob uporabi te opcije odprlo okno za dodajanje novega potrjevalca. Operacijo bomo potrdili z gumbom Potrdi.

image.png

Spreminjanje potrjevalcev

V kolikor imamo sistem tako nastavljen, da nam omogoča spreminjanje potrjevalcev, bomo le to lahko izvedli z gumbom Sprememba v orodni vrstici.

image.png

Torej če želimo na dokumentu spremeniti potrjevalca, se nam bo ob uporabo te opcije odprlo okno za spreminjanje  potrjevalca. Operacijo bomo potrdili z gumbom Potrdi.

image.png

Ta operacija se uporablja, če smo bili pomotoma dodeljeni za potrditev. Da se izognemu zavračanju dokumentov in ponovnemu potrjevanju vseh potrjevalcev, lahko s to opcijo proces precej poenostavimo.

Obveščanje o dokumentih za potrditev

O čakajočih dokumentih nas opominja rdeč indikator na gumbu čakajoči dokumenti, ki prikazuje število dokumentov, ki nas čakajo za potrditev. Drugi način pa je obdobno obveščanje o čakajočih dokumentih na naš elektronski naslov, ki ga običajno prejmemo 1x dnevno. Nastavitev je sistemske narave in se lahko prilagaja za celoten sistem.

Nadomeščanje

Za primere odsotnosti in potrebnih nadomeščanj potrjevalcev in/ali lividatorje je na razpolago nastavitev za vnos/aktivacijo nadomeščanja. Nadomeščanja se lahko vnese v naprej in se ob nastopu samo aktivira ali pa se jih vnese, ko le ta nastopijo.

Za vnos novega nadomeščanja iz pregleda Nadomeščanje, kot običajno uporabimo zelen gumb + (desno spodaj). V pogovorno oknu se pod polje Potrjevalec določi potrjevalca, ki bo nadomestil potrjevalca, vnesenega v polju Nadomeščen potrjevalec. Potrditev vnosa potrdimo z gumbom Potrdi. Takoj po potrditvi, bo nadomeščanje aktivno in veljavno.

image.png

Ali je nadomeščanje aktivno ali ne, nam nakazuje podatek Aktivno (Da/Ne). Če želimo nadomeščanje aktivirati ali deaktivirati, z klikom izberemo ustrezno nadomeščanje in z gumbom Vklopi nadomeščanje aktiviramo, z gumbom Izklopi pa izklopimo.

image.png

Moji obdelani dokumenti

Ta pregled nam bo prikazal vse dokumente, ki so bili namenjeni nam v potrditev in smo jih že obdelali. V kolikor dokument nikoli ni bil namenjen nam, ga v tem pregledu ne bomo našli. Po vsebini in prikazu je identičen pregledu vseh dokumentov s prej omenjeno omejitvijo. O funkcionalnostih si lahko pogledate v poglavju Dokumenti.

Ta pregled se vedno uporablja v sistemih, ko se koristi potrjevanje dokumentov!

Back to top