nVitamin (SL)
Navodila za uporabo aplikacije nViramin.
Splošno o aplikaciji
Prva prijava
Ob prvi uporabi programa so potrebne nastavitve, ki jih za vas uredi ekipa Njorka. Med drugim bo skupina Njorka kreirala potrebne uporabnike in jim dodelila licence ter pravice. Vsakemu uporabniku se dodeli svoje uporabniško ime in geslo. Z vstopom v aplikacijo se odpre okno za prijavo. Ob prvi prijavi pošljemo zahtevek na zapisu 'First visit?. Pojavim se nam vnosno polje v katerega vnesemo žeton za prijavoin geslo. Le tega ob prvi prijavi prejmemo od ekipe Njorka.
Prijava
Po postopku prve prijave vstopimo v program z vpisom uporabniškega imena in gesla. Le tega pozneje lahko ponastavimo, spremenimo. Postopek spremembe gesla je zapisan pogalvje nižje.
Uporabnik
V desnem kotu se izpiše uporabnik, ki je prijavljen v program. S klikom nanj se nam izpiše pogovorno okno z meniji.
Tu nastavimo:
-
Moj račun; to so osnovni podatki, kako spremenimo geslo, določimo vloge uporabniku in licence do katerih ima dostop.
- Firma se nahajajo osnovne informacije o podjetju, nastavitve ki so določene ob namestitvi modula.
- Poveži se z nami je orodje, ki nam omogoča, da v primeru ko potrebujete podporo ekipe Njorka, s tem zaženemp pomoč na daljavo.
- Nedavna sporočila najdemo vse aktivnosti, ki smo jih z našim delom aktivirali v programu. V kolikor posameznega sporočila, ki se nam ob ukazu v programu nismo uspeli prebrati, tega najdemo v tem zapisu. Sledimo barvni lestvici ki nas opozori z rdečo da ukaz ni bil obdelan, z zeleno ki nam pove da je delo opravljeno in oranžen, ki nam pove da ukaz ki smo ga želeli izvesti ne obstaja.
- Brez povezave izberemo ko želimo modul opravljati brez spletne povezave. Uporabnik se obarva rdeče.
- Odjava pa je ukaz, ki ga izberemo ko želimo programski modul zapustiti, se odjaviti.
Spremeni geslo
Videli smo, da imamo v zavihku pod uporabnikom Moje nastavitve, tudi orodje za spreminjanje gesla. Le tega enostavno zamenjamo z novim, v kolikor smo že v programu in ga želimo zamenjati. Ko pa geslo pozabimo in se ga ne spomnimo moramo slediti spodnjemu koraku. Postavimo se v vnosno polje modula. Pod uporbniškim imenom in geslom imamo zapis Forgot password (pozabljeno geslo). Kliknemo nanj in v pogovorno okno ki se nam odpre vpišemo elektronski naslov na katerega želimo prejeti navodila za prenastavitev gesla.
Na elektronski naslov ki smo ga navedli za pridobitev inormacije o ponastavitev gesla prejmemo navodila.
Podjetje Firma
Ob vstopu v program se nam odpre programsko okno nVitamin. V desnem kotu se izpiše ime uporabnika, ki je treutno prijavljen v program. Pod njim pa je ime firme, ki jo trenutno opravlja. V kolikor uporabnik dostopa do več firem, se nam s klikom na le to odprejo vse firme, katere kot uporabnik upravljamo. Kot uporabnik enostavno prehajamo med frimami z klikom na izbrano.
Menij
V levem kotu je ikona 
., pod njo pa so meniji, ki so nam dosegljivi v določenem modulu in pod nastavitvami za uporabnika. S klikom na ikono se nam meniji skrijejo. V našem pogledu ostane le še glavni menij.
Pod menuji, se nahaja puščica 
. S klikom na njo se nam odpre drugačen pogled na glavni menij in pa vnosno plje.
Zvezdice
Zvezdice ki se nahjajo na koncu modrih vnosnih polj so sive barve, kadar niso izbrane. Ko pa želimo določen menij izpostaviti ga označimo na zvezdici Le te se obarvajo drugače. S tem določimo menije, ki jih želimo izpostaviti.
Menije, ki smo jih izpostavili z zvezdico so pozneje izpostavljeni, ostali meniji se skrijejo. Naš izbor se prikazuje z 'x' znakom na koncu modrega polja. Zvezdica na modri podlagi nam naš izbor menijev še dodatno skrije. Ko ponovno kliknemo nanjo, se nam naš izbor menijev ponovno prikaže.
Personaliziarne nastavitve na uporabnika
Stolpci
Pogled
COLLECTOR
Inventura
Postopek izdelave inventure v modulu collector se izvede po spodnjih korakih.
- V OPAL ERP odpremo inventuro (celotno ali delno) ter določimo enega sočasnega vnašalca.
- Na terminalu podatke najprej osvežimo na gumbu osveži. S to operacijo se nam bodo na napravo prenesli vsi podatki o odprtih inventurah, identih in zalogi.
- Za začetek popisovanja iz seznama izberemo ustrezno inventuro.
- Odpre se nam okno za popisovanje identov. V polju ident skeniramo kode (ali uporabimo druge načine določanja identa). Če imajo identi oznako vodenja zaloge po saržah ali serijsklih številkah bo od nas zahtevan vnos le teh. Na koncu vnesemo še popisano količino.
- Z gumbom potrdi potrdimo izbrano pozicijo.
- Popis nadaljujemo po zgoraj opisanih korakih.
- Na gumbu pregled imamo možnost pregleda nad vnesenimi identi ter možnost izbrisa, če smo pri popisu naredili kakšno napako.
- Ko popisovanje zaključimo se s puščico nazaj vrenemo v pregled inventur kjer bomo opazili gumb Sync oranžne barve. To pomeni, da moramo podatke še poslati (sinhronizirati) v OPAL ERP. Ob kliku na gumb se bo odprlo okno s prikazom poteka sinhronizacije. Počakamo, da se operacija izvede do konca. Vsi podatki se prenesejo v OPAL ERP pod izbrano inventuro. Pgreledamo jih lahko pod vnos inventure v OPAL ERP.
- Predogled in zaključevanja inventure izvajamo v OPAL ERP.
V točki osveževanja in sinhronizacije moramo imeti delujočo povezavo do strežnika, v času popisa pa tega ne potrebujemo saj se popisovanje izvaja v t.i. off-line načinu.
SERVIS
Modul Servis sestoji iz dveh ločenih, a med seboj povezanih enot. Modul Servis je namenjen razporejanju serviserjev, servisnih nalogov in je modul, ki ga uporablja vodja servisa. Modul Moj Servis pa je pripravljen za serviserje in delo na terenu. Program nemoteno deluje tudi, ko nimamo internetne povezave.
Oba modula se lahko uporabljata na mobilnih napravah, kot tudi na stacioniranih računalnikih v pisarni.
V program vstopimo z uporabniškim imenom in geslom. Tako vstopimo v modul Servis. Geslo in uporabniško ime ob namestitvi programske opreme za vas opravi ekipa Njorka. Pozneje si geslo lahko spremenite sami. Postavite se desno zgoraj na uporabnika. Izberete zavihek moj račun in pod zavihkom sprememba gesla.
SERVIS 1
Modul, ki je namenjen vnašalcu servisnega naloga in tistemu, ki razporeja delavce ,imenujemo nVitamin Servis. Vsebuje servisni nalog, razporejanje dela, ustvarjanje servisnega naloga, kot tudi zgodovino dnevne porabe ur in dnevnega razporeda.
Servisni nalogi
V tem pogledu se nam odprejo vsi servisni nalogi, ki so bili ustvarjeni tudi od drugih vnašalcev, ki so servisni nalog morda vnesli iz programa Oppis (npr. administrator, direktor,.....). Izberemo vnešen servisni nalog in se nam odpre nalog z obstoječimi in vnešenimi podatki. Le teh ne moremo popravljati ali urejati. Služijo nam kot informativni pogled. Le tega lahko urejamo in razporejamo v postavitvi Razporejanje dela.
Barvna lestvica nam ponuja hitro razločitev ali je servisni nalog aktiven ali je v teku in ali je le ustvarjen in nima še razporeditve serviserja. Pod ikono s klicajem se nam odpre informativni opis, ki nam opiše pomen posameznega barvnega izpisa.
Ustvari servisni nalog
V tem pogledu ustvarimo servisni nalog za določeno stranko. Vnašalec razporedi serviserja. Dodelimo mu lokacijo, dan na katerega naj opravi servis. Določimo še vse potrebne ostale parametre in servisni nalog zaključimo s potrditvijo na zelenem gumbu zgoraj. Servisni nalog bo tako oddan v sistem servisnih nalogov in bo viden serviserju v modulu nVitamin Moj servis ob prijavi. V modulu nVitamin Moj servis lahko delavec, ki je bil dodeljen na določeno delo, nalog odpre, pregleda in ga ob pričetku dela aktivira. V modulu Servis pa se nam servisni nalog prikaže v pogledu Servisni nalog, kot je opisano zgoraj.
Servisni nalog lahko ustvarimo tudi tako, da odpremo Koledar in se postavimo na dan na katerega želimo ustvariti servisni nalog.
S klikom na datum se nam odpre pogovorno okno. Izberemo ikono Ustvari servis. Odpre se nam pogovorno okno za vnos novega servisnega naloga.
Razporejanje dela
V tem pogledu spremljamo pregled razporeditve serviserjev. V tem koraku lahko še dodelimo posameznega serviserja na odprt delovni nalog, v kolikor le tega nismo storili v prejšnjem koraku Ustvari servisni nalog. Na modrem gumbu spodaj se nam odpre vnosno polje, v katerem določimo datum, delavca in na kateri servisni nalog ga opredelimo. Dodamo lahko tudi dodatnega člana ekipe - serviserja.
Pri ustvarjanju razporeda dela moramo vpisati datum dela, delavca in servisni nalog (tega se lahko išče po številki, partnerju, stroju itd.) in ob razporedu se klikne na gumb shrani.
Barven izpis nam pomaga pri ločevanju zaključenih, čakajočih ali starejših razporeditev delavca.
Če se postavimo na razporejenega delavca, se nam odpre polje, v katerem lahko še dodatno določamo parametre razporeditve serviserja. Tu lahko dodamo tudi dodatnega serviserja. Ob zaključku vnosa potrdimo z gumbom Shrani, ki ga najdemo v zgornjem kotu.
(V koledarju se lahko tudi vpiše razpored dela. Če imamo možnost ustvarjanja opomb, se na zgornjem meniju lahko izbere razpored dela. Tu se izbere datum, delavca in številko naloga, ostali podatki pa se črpajo iz naloga in nato kliknemo Shrani.) ???????
Razporedi dela so vidni v koledarju. Če ima uporabnik modul Servis, bo videl vse razporede dela, če pa ima samo modul Moj servis, bo videl svoje in od sodelavcev, v kolikor imajo isti servisni nalog na isti datum.
Dnevna poraba ur
Ko serviser delovni nalog zaključi, porabo delovnih ur spremlja v tem pogledu. Izpišejo se nam zaključeni delovni nalogi z obstoječimi serviserji in njihovimi pregledi porabljenih ur.
Dnevni razpored
Pogled prikazuje dnevni razpored serviserjev v obliki tabele - koledarja. Služi zgolj za preglednejši pogled o razporeditvi serviserjev. Nastavitve pogleda lahko prilagodimo tako, da se z aktivacijo na koleščku za nastavitve prestavimo v okno, ki nam ponudi filter za nastavitve pogleda glede na datum, kot tudi na število izpisanih stolpcev v pogledu Dnevni razpored.
DOKUMENTI
Modul nVitamin Dokumenti je neposredno povezan z OPAL ERP sistemom na način, da omogoča vnos, prikaz in potrjevanje dokumentov, ki se hranijo v OPAL ERP dokumentnem sistemu. Poleg tega omogoča avtomatski uvoz eRačunov po eSlog 2.0 in UBL 2.1 standardu, lahko izkorišča OCR tehnologijo za prepoznavo tekstov v skeniranih dokumentih. Na ta način vam prihrani veliko dela z vnosom dokumentov ter občutno zmanjša možnost napak.
Dokumenti
Osnova modula je pregled dokumentov. V tem pregedu so prikazani vsi dokumenti, ki so že v sistemu. Za lažji pregled nad dokumenti si lahko prikazane stolpce poljubno razporejamo (povleci in spusti), s klikom na naziv pa imamo možnost razporejanja po različnih vrstnih redih. Iskalna vrstica na vrhu nam služi za lažje iskanje dokumentov.
Filtriranje po pregledu nam omogoča tudi filter na ikoni Zobnik. Poleg filtriranja imamo tudi možnost prikazovanja/skrivanja stolpcev v pregledu in ali izvoz podatkov v Excel.
Ta pregled prikazuje vse dokumente ne glede na potrjevalce!
Vnos dokumentov
Za vnos dokumentov (v kolikor imamo ustrezne pravice) se nam desno spodaj prikaže tudi gumb za dodajanje novih dokumentov (zelen +). Ob kliku na ikono se nam odpre okno za vnos novega dokumenta.
V levem delu okna imamo prikazane podatke, ki jih moramo vnesti, v desnem delu pa si prikažemo (naložimo) predogled, scan dokumenta.
Razdelek Dokument
Ta del je namenjen osnovnim podatkom, ki sestavljajo vsak dokument. Pomen polj je opisan v nadaljevanju.
Skupina
Prednastavljena skupina, ki določa, kakšen tip dokumenta vnašamo. Osnovno je to prejeti račun.
Leto
Leto, na katero se dokument navezuje. Privzeto je trenutno leto.
Dobavitelj
Izberemo dobavitelja iz šifranta partnerjev iz sistema. Iščemo lahko po nazivu ali davčni številki. Če dobavitelja ne najdemo, se poslužujemo gumba + za dodajanje novega dobavitelja.
Transakcijski račun
Ko smo določili dobavitelja, lahko v tem polju izberemo njegov transakcijski račun. Če smo ga že imeli v bazi, se nam je privzeti tudi predlagal, v nasprotnem primeru imamo na gumbu + tudi opcijo dodajanja novega transakcijskega računa za dobavitelja.
Originalna številka
Iz dokumenta prepišemo originalno številko dobaviteljevega dokumenta.
Datum dokumenta
Datum izdaje dokumenta na strani dobavitelja.
Datum prejema
Datum, ko smo dokument prejeli. Privzeto trenutni datum.
Datum storitve
Datum opravljene storitve, ki ga preberemo iz dobaviteljevega računa.
Datum zapadlosti
Vnesemo rok plačila računa, ki je običajno naveden na dobaviteljevem računu.
Opis
V opis dokumenta si lahko vnesemo "enostavne" opombe. Običajno so to krajši opisi, kaj je vsebina dokumenta. Pri tem si lahko pomagamo s poljem Šifrant opisov, ki nam prikaže prednastavljene opise dokumentov in se nam ob izbiri prenesejo v polje Opis.
Nekoliko nižje imamo možnost vnosa daljših opisov, če želimo dodati daljše opise na dokumentih.
Stroškovno mesto in Projekt
Če delimo dokumente po stroškovnih mestih in/ali projektih, le te tudi določimo v teh dveh poljih. Polji sta obvezni, zato ju moramo vedno določiti. V kolikor nam vsebina ni pomembna, izberemo splošne vrednosti.
Razdelek Zneski
Ta del obsega vnos zneskov računa, ki so potrebni za kasnejše obdelovanje pri potrjevanju in likvidaciji računov, knjiženju v finančne module ter izvedbi plačila računov.
Bruto znesek
To je skupni znesek računa z vključenimi davki. To je znesek, ki predstavlja obveznost do dobaviteljev.
Valuta
Ta določa valuto, v kateri je izstavljen dobaviteljev račun. Privzeto je to EUR, v primeru drugih valut pa jih izberemo iz šifranta.
Neto znesek
Ta podatek je informativne narave in ga ne moremo vnašati. Služi nam v primeru, ko vnašamo znesek DDV na računu in se bo vedno izračunavala glede na vnešene zneske DDV v nadaljevanju.
DDV 22%
Tu vnesemo znesek DDV s stopnjo 22%. Desno zgoraj se nam izpiše tudi osnova za ta procent.
DDV 9,5%
Tu vnesemo znesek DDV s stopnjo 9,5%. Desno zgoraj se nam izpiše tudi osnova za ta procent.
DDV 8%
Tu vnesemo znesek DDV s stopnjo 8%. Desno zgoraj se nam izpiše tudi osnova za ta procent.
DDV 5%
Tu vnesemo znesek DDV s stopnjo 5%. Desno zgoraj se nam izpiše tudi osnova za ta procent.
Oprostitev DDV
Za razliko od ostalih zneskov DDVja tu vnesemo znesek, ki je oproščen plačila DDVja.
Razdelek Plačila
Ta del vsebuje podatke, ki se navezujejo na plačevanje dokumentov. V kolikor ne bomo iz tega izdelovali plačilnih nalogov, je ta del nepomemben.
Model in Referenca
V tem delu vnesemo model plačila in referenco plačila, ki je namenjen plačilnemu nalogu.
Za plačilo
Tukaj določimo znesek za plačilo dokumenta. Privzeto se v to polje napolni znesek računa.
Koda namena
Izberemo kodo namena iz šifranta, ki je namejen pripravi plačilnih nalogov.
Razdelek Likvidacija
Če uporabljamo postopek potrjevanja in likvidacije, potem moramo določiti osebe, ki morajo dokumente potrditi, preden bodo pripravljeni za nadaljnjo obdelavo v računovodstvu. V sistemu poznamo več načinov potrjevanja.
- Uporabljamo samo enega likvidatorja.
- Uporabljamo več potrjevalcev in enega zadnjega likvidatorja.
- Uporabljamo več potrjevalcev (zaporedno) in enega zadnjega likvidatorja.
- Uporabljamo tudi predzadnjega potrjevalca.
Uporabljamo samo enega likvidatorja
V tem načinu se nam bo ob vnosu dokumenta prikazalo polje likvidatorja, ki ga izberemo iz seznama referentov.
Uporabljamo več potrjevalcev in enega zadnjega likvidatorja
V tem načinu se nam bo ob vnosu dokumenta prikazalo polje končnega likvidatorja, ki ga izberemo iz seznama referentov. Poleg tega se nam prikaže tudi del za vnos potrjevalcev. V seznam jih dodajamo z iskanjem (vnos imena) v polju Dodaj potrjevalca ali uporabo lupe in izbire iz seznama ter uporabo gumba + ob polju.
V tem načinu je zaporedje dodajanja nepomembno!
Uporabljamo več potrjevalcev (zaporedno) in enega zadnjega likvidatorja
Način vnosa je enak načinu vnosa kot pod zgornjo točko le, da je zaporedje dodajanja potrjevalcev pomembno.
V tem načinu je zaporedje dodajanja pomembno!
Uporabljamo tudi predzadnjega potrjevalca
Če imamo nastavitev, da uporabljamo tudi predzadnjega likvidatorja, se nam bo poleg zadnjega likvidatorja prikazalo dodatno polje za določitev predzadnjega, ki ga izberemo na enak način kot v ostalih primerih (glej zgornje točke).
Uvoz dokumentov
Če koristimo možnost avtomatskega uvoza računov (eRačuni ali OCR) iz elektronskega poštnega predala, bomo v tem pregledu prejeli vse dokumente, ki so se uspeli uvoziti. Take dokumente mora vnašalec naprej potrditi.
Potrjevanje uvoza dokumentov je najbolje izvajati sprotno, saj imamo s tem najmanj dela!
V kolikor se nam v pregledu dokumentov za uvoz nabere veliko dokumentov, si lahko za lažje delo pomagamo z iskalno vrstico na vrhu pregleda, v katero vnesemo iskalni niz. Če bo iskanje vrnilo zadetke, bodo le ti prikazani v tabeli, sicer bo tabela ostala prazna.
Filtriranje nam omogoča tudi filter na ikoni Zobnik. Ta ikona nam omogoča tudi prikaz/skrivanje stolpcev v pregledu in ali izvoz podatkov v Excel.
Potrditev uvoza dokumentov izvedemo na način, da izberemo dokument s klikom nanj. Odpre se nam okno za potrjevanje/vnos dokumenta. Levi del nam prikazuje podatke, ki so bili napolnjeni iz eRačuna ali prepoznani z uporabo tehnologije OCR. Desni del pa nam prikazuje predogled (običajno PDF) dokumenta, iz katerega preverimo pravilnost podatkov.
Vnosna maska je popolnoma enaka ročnemu vnosu dokumenta s tem, da bo v veliki meri tudi že izpolnjena. Za razlago vnosnih polj glejte poglavje Vnos dokumentov.
Če je bil dokument obdelan preko OCR, ga nujno preverimo, saj je tehnologija 80% zanesljiva! Sicer smo v ta del vgradili kar nekaj dodatnih algoritmov in preverjanj, tako da bo lahko procent uspešnosti večji.
Nastavitve uvozov dokumentov
Kot je bilo omenjeno v prejšnjem odstavku, ima aplikacija vgrajenih kar nekaj sistemov za učinkovitejše določanje pridobljenih podatkov, še posebno v primeru uporabe tehnologije OCR (ko pridobivate račune v nestandardiziranih oblikah - PDF,...).
Pomembno pravilo: Skrbimo, da je naša baza dobaviteljev (partnerjev) čim bolj popolna, vključno s plačilnimi transakcijskimi računi, saj bo program po teh podatkih znal prepoznati dobavitelja. Če na računu seveda obstaja zapis transakcijskega računa v IBAN obliki!
Opcija, ki jo lahko enoznačno določimo v nastavitvah za uvoz, je v primeru, ko od dobavitelja - na prednastavljen poštni predal (npr.: eracuni@moje-podjetje.si) - prejemamo račune iz vedno istega elektronskega naslova.
Vnos nastavitev izvedemo po korakih:
- Vnos začnemo z zeleno ikono + (desno spodaj).
- Pod partnerja izberemo šifro dobavitelja.
- Določimo pošiljateljev elektronski naslov, iz katerega bomo prejemali račune.
- Obkljukamo opcijo Uvoz drugih dokumentov.
- Shranimo.
Od tega trenutka se bo vsem dokumentom, ki bodo prišli iz določenega elektronskega naslova, določil nastavljen dobavitelj.
Potrjevanje dokumentov
V kolikor v podjetju uporabljamo spletno potrjevanje in likvidacijo dokumentov, moramo za to imeti ustrezne nastavitve na sistemu. Vsak potrjevalec in likvidator ima svoje uporabniško ime in geslo. Glede na način, ki ga uporabljamo, nam bo sistem tudi distribuiral dokumente, ki jih moramo obdelati.
<diagram načinov potrjevanja>
Čakajoči dokumenti
V modulu Dokumenti bomo našli opcijo t.i. čakajočih dokumentov, ki jih moramo potrditi. Če imamo dokumente za potrditi, bomo že na osnovnem gumbu imeli izpisano rdečo številko, ki ponazarja št. dokumentov za potrditev. V pregledu bomo imeli seznam vseh čakajočih dokumentov.
Za potrjevanje dokumenta iz seznama kliknem na dokument. Prikaže se nam obrazec, ki ima v levem delu vnesene podatke, v desnem pa imamo prikazan predogled dokumenta.
Levi del dokumenta je razdeljen na 3 dele, razdelek Dokument, Opomba in Potrditve.
V razdelku Dokument imamo izpisane podatke o dokumentu, ki so bili vnešeni ob vnosu in so namenjeni nadaljnji obdelavi v sistemu.
Razdelek Opomba vsebuje polje za vnos opombe ob potrjevanju ali zavrnitvi. Privzeto za potrditev dokumenta opomba ni obvezna, pri zavračanju pa je vedno obvezna.
Pod razdelkom Potrditve vidimo vse uporabnike, ki morajo oz. so že potrdili dokument, čas njihove potrditve in njihove opombe.
Na koncu najdemo gumb za potrditev oz. zavrnitev dokumentov. S klikom na enega od teh gumbov bomo dokument potrdili oz.zavrnili. S tem bo dokument izginil iz seznama čakajočih dokumentov.
Delitev dokumentov
Če v sistemu uporabljamo delitev dokumentov po zneskih in/ali po drugih analitikah, se nam v potrditvenem obrazcu pojavi tudi razdelek Delitev. Ta nam služi, da lahko neto znesek računa delimo po raznih analitikah kot so stroškovno mesto, projekt in konto.
Za novo delitev uporabimo gumb dodaj. Odpre se nam novo pogovorno okno,v kateremu imamo možnost vnosa stroškovnega mesta, projekta, konta, opisa in pa zneska oz. procenta zneska. Vnašamo lahko znesek delitve ali procent glede na skupni znesek računa. Potrditev vnosa delitve zaključimo z zelenim gumbom Dodaj.
Že vnešene delitve lahko izvedemo iz seznama obstoječih delitev. S klikom na izbrano delitev se nam odpre forma za urejanje delitve. Izvedemo ustrezen popravek in potrdimo z gumbom Potrdi. Če želimo delitev brisati, izberemo gumb Briši.
Ko smo delitev izvedli, potrdimo naš dokument.
Šele ko bomo dokument potrdili, bodo delitve upoštevane!
POMEMBNO! Ob uporabi delitve morajo vsi potrjevalci znesek računa najprej razdeliti 100% ,šele nato ga bo prejel likvidator v likvidacijo!
Dodajanje potrjevalcev
V kolikor imamo sistem tako nastavljen, da nam omogoča dodajanje dodatnih potrjevalcev, bomo le to lahko izvedli z gumbom Dodaj v orodni vrstici.
Torej če želimo na dokument dodati novega potrjevalca, se nam bo ob uporabi te opcije odprlo okno za dodajanje novega potrjevalca. Operacijo bomo potrdili z gumbom Potrdi.
Spreminjanje potrjevalcev
V kolikor imamo sistem tako nastavljen, da nam omogoča spreminjanje potrjevalcev, bomo le to lahko izvedli z gumbom Sprememba v orodni vrstici.
Torej če želimo na dokumentu spremeniti potrjevalca, se nam bo ob uporabo te opcije odprlo okno za spreminjanje potrjevalca. Operacijo bomo potrdili z gumbom Potrdi.
Ta operacija se uporablja, če smo bili pomotoma dodeljeni za potrditev. Da se izognemu zavračanju dokumentov in ponovnemu potrjevanju vseh potrjevalcev, lahko s to opcijo proces precej poenostavimo.
Obveščanje o dokumentih za potrditev
O čakajočih dokumentih nas opominja rdeč indikator na gumbu čakajoči dokumenti, ki prikazuje število dokumentov, ki nas čakajo za potrditev. Drugi način pa je obdobno obveščanje o čakajočih dokumentih na naš elektronski naslov, ki ga običajno prejmemo 1x dnevno. Nastavitev je sistemske narave in se lahko prilagaja za celoten sistem.
Nadomeščanje
Za primere odsotnosti in potrebnih nadomeščanj potrjevalcev in/ali lividatorje je na razpolago nastavitev za vnos/aktivacijo nadomeščanja. Nadomeščanja se lahko vnese v naprej in se ob nastopu samo aktivira ali pa se jih vnese, ko le ta nastopijo.
Za vnos novega nadomeščanja iz pregleda Nadomeščanje, kot običajno uporabimo zelen gumb + (desno spodaj). V pogovornem oknu se pod polje Potrjevalec določi potrjevalca, ki bo nadomestil potrjevalca, vnesenega v polju Nadomeščen potrjevalec. Potrditev vnosa potrdimo z gumbom Potrdi. Takoj po potrditvi, bo nadomeščanje aktivno in veljavno.
Ali je nadomeščanje aktivno ali ne, nam nakazuje podatek Aktivno (Da/Ne). Če želimo nadomeščanje aktivirati ali deaktivirati, z klikom izberemo ustrezno nadomeščanje in z gumbom Vklopi nadomeščanje aktiviramo, z gumbom Izklopi pa izklopimo.
Moji obdelani dokumenti
Ta pregled nam bo prikazal vse dokumente, ki so bili namenjeni nam v potrditev in smo jih že obdelali. V kolikor dokument nikoli ni bil namenjen nam, ga v tem pregledu ne bomo našli. Po vsebini in prikazu je identičen pregledu vseh dokumentov s prej omenjeno omejitvijo. O funkcionalnostih si lahko pogledate v poglavju Dokumenti.
Ta pregled se vedno uporablja v sistemih, ko se koristi potrjevanje dokumentov!
MOJ SERVIS
Modul nVitamin Moj servis je namenjen serviserjem na terenu. Aplikacija deluje na vseh mobilnih napravah, tudi brez internetne povezave. Serviser ob zaključku dneva in ob ponovni vzpostavitvi povezave vse svoje servisne naloge zaključi z sinhronizacijo
servisnih nalogov. Takrat se ti prenesejo tudi razporejevalcu servisnih nalogov v modul Servis.
Servisni nalog
Ko je serviser dodeljen na delo in mu dodeljevalec odpre servisni nalog le tega najde v Moj servis. V polju Servisni nalogi mu v kotu modrega polja prikazuje, na koliko servisnih nalogov je razporejen. Postavi se v polje Servisni nalog, izpišejo se mu vsi servisni nalogi, na katere je dodeljen. Izbere nalog, na katerem želi začeti delo.
V tem pogledu ima pregled nad vsemi svojimi razporeditvami del na datum, pot, uro, material, ki ga potrebuje. Sam lahko ureja posamezna področja glede na potrebe dela na terenu, ki ga bo opravljal. S postavitvijo in klikom na določen nalog se nam odprejo postavke, ki so zanj potrebne. Serviser delovni nalog odpre in ga aktivira na zelenem gumbu Začni. S tem se mu začne beležiti njegov delovni čas.
Dodajanje materiala, ki ga doda serviser. to Stori tako, da s postavitvijo v servisnem nalogu odpre zavihek Material in na zelenem gumbu spodaj odpre seznam, ki ga program črpa iz zalog v sistemu OpPis. Izbere material, ki ga bo na servisnem nalogu uporabil.
Ob zaključku dela serviser preneha s štetjem ur tako, da delovni nalog zaključi z aktivacijo gumba Stop. Servisni nalog lahko še dopolni z zapisi v posamezne postavke, kot so poraba materiala, vračilo materiala, staro delo, opis dela,... in dokončno zaključi servisni nalog z aktivacijo na zelenem gumbu Dokončaj.
Odpre se nam vmesno pogovorno okno, ki od nas želi še ali je servisni nalog dokončno dokončan ali ostaja nezaključen in ga kot serviser zaključujemo zaradi drugih okoliščin. Določimo ure, ki se nanašajo na stroje
Ker ima serviser lahko v enem delovnem dnevu več servisnih nalogov, je ob zaključku službenega časa serviserja potrebno dokončno zaključiti vse servisne naloge. To storimo tako, da z aktivacijo na oranžnem polju SYNC aktiviramo sinhronizacijo. V tem koraku moramo imeti internetno povezavo!!!! S tem se vsi nalogi, tudi tisti, ki jih je opravil izven dosega internetne povezave, aktivirajo, povežejo in pošljejo v sistem tako razporejevalcu servisnih nalogov, kot tudi v sistem OpPis. Takrat je servisni nalog poslan stranki na email, kot je to predhodno nastavljeno s strani podpore Njorka.
Vmesni korak, ki nam ga program ponudi ko kot serviser zaključujemo servisni nalog, so tudi podatki v vmesnem oknu. To je ali je servisni nalog dokončan ali ga bo potrebno še dokončati, vpis relacije ali potreben čas, podpis, kjer nam stranka podpiše, da se strinja z opravljenim delom.
Zgodovina
V področju Zgodovina, iščemo že opravljene in zaključene delovne naloge po partnerju ali po stroju za katerega je bil opravljen servis. Postavimo se v polje partner in vpišemo partnerja, za katerega želimo pregled opravljenih storitev. S potrditvijo se nam izpiše seznam zaključenih nalogov.
V kolikor je servisni nalog končan, ni pa še zaključen, ker se bo delo serviserja morda nadaljevalo jutri, se na tem nalogu prikažeta dva klicaja. Opozorita nas na to, da je bilo delo na nalogu začeto, je pa še nedokončano. Serviser to označi v vmesnem pogovornem oknu, ko zaključuje servisni nalog.
Dnevna poraba ur
Izpiše se delovna poraba ur glede na datum za serviserja, ki je logiran v modul Moj servis.
TIME TRACK
Modul nVitamin TimeTrack je modul za beleženje časa zaposlenih. Aplikacija ni vezana na noben operacijski sistem in deluje samostojno. Podatki se beležijo v samostojni podatkovni bazi z možnostjo izvoza podatkov v Excel datoteko za pripravo in obračun plač zaposlenih. Deluje tudi v povezavi z OPAL ERP sistemom. V tem primeru se podatki samodejno prenašajo v informacijski sistem.
V modul se prijavimo z uporabniškim imenom in geslom. Aplikacija je vezana na uporabnika (delavca). Na delavca se vežejo njegove prijave na delovno mesto, odmor, odsotnosti, delo od doma in delo na terenu.
Delavec
Prisotnost pri delu
Ob ročnem vpisu se prijavimo v aplikacijo po spodnjem vpisu v modul Timetrack.
V zavihku prisotnosti pri delu najdemo polje Prihod. S klikom na tipko registriramo svoj prihod na delo. S tem se začne beleženje delovnega časa registriranega delavca. Beleženje odmora (malice) aktiviramo s klikom na gumb Malica. Ob vrnitvi z malice je potrebno ponovno aktivirati zaključek malice na gumbu Malica. S tem se naš odmor zaključi. V kolikor je odmor že v naprej časovno določen, se le tega s privolitvijo delodajalca določi avtomatsko. V tem primeru se odmor beleži samodejno.
Delovni čas delavec zaključi z aktivacijsko tipko ODHOD. Takrat se mu beleženje časa zaključi in zabeleži. Vpogled v delovni čas lahko spremlja v zavihku Moja prisotnost.
Poleg osnovnega beleženja delovnega časa program omogoča tudi dodatne možnosti kot so beleženje odsotnosti, delo od doma, bolniška odsotnost. Posamezne možnosti in funkcije se aktivira kot prilagoditev posameznemu uporabniku (podjetju).
Fond ur, delo v tem mesecu, ostali dopust in tekoče ure dela se zapisuje na delavca. Spremljamo ga v zapisu, ki se nahaja pod aktivacijskimi gumbi (malica,odostnost, odhod) in nad tabeličnim zapisom.
Moja prisotnost
V tem pogledu imamo možnost spremljanja statistike delovnega časa delavca (svojega). Pogled si tu lahko prilagajamo glede na datum, mesec, dan, .... V zgornjem kotu se nahajata dva aktivacijska gumba: moj izvoz in danes.
Moj izvoz nam izvozi excelovo tabelo mesečnega pregleda zabeleženega delovnega časa delavca. Na njem se nahaja (moj) delovni čas, nadure, koriščen dopust, odsotnosti in bolniške. Tako izvožen dokument je lahko podlaga pri obračunu plač in priloga k plačini listi delavca.
Danes je aktivacijski gumb ki nas postavi na današnji dan in prikaže podatke, ki se nanašajo na trenutni dan.
Moja mapa
V pregledu Moja mapa imamo vpogled v svoje plačilne liste. Tu se nahaja tudi informacija o letnem delovnem dopustu in planiranih dopustih. Predal je aktiven le, v kolikor se modul uporablja v povezavi z informacijskim sistemom, v katerem se ureja plačilne liste in izračunava plače.
Odsotnosti
Napoved odsotnosti delavec napove v svojem koledarju. Ko se postavi na dan, datum v koledarju za katerega želi napovedati dopust, odsotnost ali ko želi koristiti ure. Prav tako tu lahko opredeli delo od doma, v kolikor imajo v pogodbi o zaposlitvi v organizaciji to možnost.
Urejevalec
Urejevalec delovnega časa zaposlenih ima vpogled v delo vseh zaposlenih. Tako ima tudi možnost razporejanja delovnega časa na delavca. Urejevalec ima vpogled v delovni čas vseh zaposlenih. Posega lahko v njihove zapise in ima kot urejevalec pravico do urejanja upravičenih napak pri beleženju časa zaposlenih. Urejevalec beleži tudi vse napovedane (dopust) in nenapovedane (bolovanja) odsotnosti delavcev.
Urejanje prisotnosti
V tem predelu se beležijo prisotnosti zaposlenih. Za lažji pregled barve prikazujejo delava ki je opravlil svoje delo, delavce ki še niso zaključili svojega dela in pa delavce, ki na dan niso opravili svoje delovne obveznosti (manj opravljenih ur, kot je čas na delavca).
V kolikor nas zanima delo na delavca za posamezno časovno obobje uporabimo kolešček v desnem kotu. Odpre se nam pogovorno okno v katerem izberete Referenta - delavca, določitimo časovni okvir za katerega nas zanima njegovo delo.. S potrditvijo na gumb OK se nam pogoj izpiše.
Na zavihku izvoz nastavimo prisotnosti po mesecu in prisotnosti v obdobju. Tako se pripravi izpis za izvoz v XML formatu.
Urejanje odsotnosti
Napoved odsotnosti delavec napove v svojem koledarju. Ko se postavi na dan, datum v koledarju za katerega želi napovedati dopust, odsotnost ali želi koristiti ure. Prav tako tu lahko opredeli delo od doma, v kolikor imajo v pogodbi o zaposlitvi v organizaciji to možnost. Kot urejevalec imam vpogled v njegovo beleženje in prošnje za dopust in odsotnosti.
Prošnja za dopust ali koriščenje ur ali odsotnosti se nam kot urejevalcu prikaže v koledarju ali kot prejeto obvestilo. Potrditev prošnje ali zavrnitev urejamo v odsotnosti na delavca.
Urejevalec je lahko, ne pa vedno tudi potrjevalec napovedanih odsotnosti.
Odsotnosti
V mapi odsotnosti ima urejevalec upogled v odsotnosti vseh zaposlenih na dan, teden, mesec. V tem pogledu so vidne tudi napovedane in že potrjene odsotnosti za posameznega delavca.
Moja mapa
V zavihku moja mapa se nahajajo podatki o dopustu referenta, uporabnika. Kot tudi vse plačilne liste. Le te nam ni potrebno več fizčno izdajati v upogled ali v tiskanje, saj so delavcu kadarkoli dosegljive v tej mapi.
PRODAJA
Modul nVitamin Prodaja za izdajanje računov. Poleg računov pa lahko v modulu izdelamo tudi ponudbo, predračun, avansni račun in dobavnico. Osnovne karakteristike modula najdete v navodilih pod splošno o nVitamin-u. Kako se prijavimo in vstopamo v aplikacijo in kako zamenjamo geslo najdemo v navodilih pod splošno. Pogled osnovnih menijev, nastavitve uporabnika in dodatne nastaviteve so opisane v navodilih pod splošno. Funkcije vezane na izdajanje računov pa bomo opisali tudi v navodilih za modul prodaja.
V modul dostopamo preko spletnega brskalnika z naslovom, ki ga za vas določimo ob nastavitvi. Ob vnosu uporbniškega imena in gesla vstopite v modul. Ob levem robu se vam pojavijo dostopni meniji, ki so potrebni za izdajanje računov. V kolikor v organizaciji izdajate tudi gotovinske račune dostopate tudi do Pos blagajne za izdajanje računov.
Računi
V menuju računi najdemo vse račune, ki smo jih že izdali. Nov račun izdelamo tudi v tem pogledu. Na zelenem gumbu v desnem kotu spodaj odpremo okno za vnos novega računa.
V glavo računa vnesemo osnovne podatke računa (datume, kupca, dostavni naslov,...). Obvezni podatki so označeni z zvezdico. Kupca lahko s klikom na lupico počrpamo iz že obstoječega šifranta partnerjev ali pa ga s klikom na pisalo vnesemo v šifrant. Partnerja lahko dodamo tudi tako, da ga poiščemo preko davčne številke.
Na računu je potrebno določiti referenta, ki izdeluje račun in projekt na katerega je račun vezan. V desnem predelu vnosa vnesemo referenta ki se črpa iz šifranta referentov. V kolikor vemo njegovo zaporedno številko jo enostavno vpišemo. V kolikor je ne vemo jo poiščemo s klikom na lupo. Projekt deluje na podoben način. V kolikor uporabljamo vedno le enega (splošno) se lahko nastavi na uporabniku, da ga polni samodejno. Ko pa odpiramo nov projekt izberemo svinčnik. Pogovorno okno, ki se nam odpre nam ponudi naslednji ID in naziv projekta, ki ga želimo odpreti na novo. Stroškovno mesto
V zavihku Postavke vnesemo artikle in cene vezane na račun. Postavimo se v predel Postavke in na zelenem gumbu v desnem kotu odpremo okno in izberemo ident (artikla). Potrdimo in tako ident dodamo na račun. Artikli se polnijo in dodajajo iz namizja v Šifrantih - Artikli.
Posebne določbe glede stopnje davka, ki se zaračuna na računu in se nanaša na partnerja - fizična oseba, podjetje, .....
Identi
Identom ali artiklom bomo posvetili več pozornosti. Artikle pri vnosu lahko vnesemo tako, da nam dopušča možnost spreminjanja naziva ali cene. V kolikor pa želimo artiklu fiksirati ceno in/ali naziv pri vnosu na artiklu ne odkljukamo da se cena laho spreminja in naziv ni spremenljiv. Kot uproabnik imamo nekaj več možnosti kaj določimo na artiklu in ali si pustimo možnosti spreminjanja cen in naziva. Pri artiklih z različno davčno stopnjo pa priporočamo, da si kot uporabnik odpremo več splošnih artiklov s posamezno davčno stopnjo kateri dovolimo spreminjanje naziva in cene.
Osnovni vnos za artikel na katerem je potrebno določiti njegovo zaporedno ID številko. Puščica ob koncu vnosa nam ponudi zadnjo možno zaporedno prosto številko. Barkodo vnesemo v kolikor vodimo artikle po kodnem zapisu. V kolikor je ne uproabljamo preslikamo zaporedno številko artikla. Naziv artila ki ga vnašamo. Dodaten naziv v kolikor je potreben. Izberemo količino s katero se meri dotični artikel (kos, meter, enota,..). Izberemo tip identa ali gre za blago ali za storitev, material.
Vnos enote mere: V kolikor še nimamo enote mere v kateri bomo merili količino identa jo odpremo. To storimo tako, da z + ikono odpremo vnosno polje količine.
Polje izjave dopušča vpis komentarjev, opomb, ki so vezani na dotični račun in vnosa dodatnih tekstov za glavo in noge dotičnega računa. Serijski izpis računa je določen sistemsko in se ga oblikuje ob nastavitvi aplikacije.
Dokumentu lahko dodamo slikovno priponko, ki jo vnesemo v zavihku priponke, vendar šele ko je račun izdelan.
Dodajanje partnerja
Izbira partnerja - kupca na računu se nam polni iz šifranta partnerjev. V kolikor le tega nimamo še med šifranti ga dodamo. Izberemo svinčnik na koncu vnosnega polja. Novega partnerja lahko dodamo enostavno tako, da vpišemo davčno številko. Dokončno nam podatke počrpa šele ko pritisnemo na znak plus na koncu vrstice. Nato identa shranimo. Tako je dodan na račun kot tudi v šifrant identov.
Izpis in pošiljanje računov
Izdelani in potrjeni izdani računi se zbirajo v zavihku Računi. Da so računi tudi poslani ali izpisani je potrebno izvesti operacijo izpisa ali plačila računa. Najdemo jo v desnem zgornjem kotu.
Izpis računa; V pregledu Računi odkljukamo dokumnet/e, ki jih želimo izpisati, kopirati ali plačati. Nato se postavimo na ikono 
. Izberemo operacijo Natisni, ko želimo račun izpisati na papir.
Plačila; V pregledu Računi odkljukamo dokument/e, ki jih želimo plačati. V kolikor gre za plačilo računa, ki ima izbrano plačilno sredstvo TRR se nam odpre okno Plačilo, ki ga izpolnimo s potrebnimi podatki, potrdimo in shranimo.
Ustvari opomine: Za izbrane račune za katere želimo izstaviti opomin jih označimo. Na ikoni strela izvedemo ukaz ustvari opomine.
Pošiljanje računa: Postavimo se v račun, ki ga želimo poslati stranki. V zgornjem desnem kotu se postavimo na strlo. S potrditvijo na gumb se nam odpre pogovorno okno in izberemo ukaz pošlji po e-pošti. Pred tem preverimo nastavitve na partnerju, da ima vneše pravi e-naslov za pošiljanje računov po elektronski pošti. Z to nastavitev je potrebno zaprositi ekipo Njorka!
Če želimo, da je račun poleg PDF poslan tudi v XML obliki preverimo, da je na partnerju tudi tako določeno. V zavihku šifrant/partnerji poiščemo partnerja in preverimo nastavitev za izpis XML oblike v področju 'drugo'.
Dodajanje priponk k računu
Račun pred odpošiljanjem lahko opremiti z datoteko. Datoteko lahko pripnemo šele, ko imamo račun izdelan in shranjen. Priponko k obstoječemu računu dodamo tako, da se postavimo v račun in pod zavihkom priponke najdemo sivo polje izberi datoteko. Dodamo jo tako, da potrdimo prenos na zelenem gumbu. Da je priponka dodana k računu nam pove tudi številka, ki se nam izpiše v polje 'priponke'.
Pošiljanje računov proračunski uporabniki
Ko gre za izpis računa za proračunske uporabnike je postopek pošiljanja enak. Le da se račun ne bo poslal preko e-pošte temveč preko UJP plačilnega prometa. Na statusu pošiljanja računa lahko preverimo, da je račun bil poslan. Pred pošiljanjem je potrebno preveriti nastavitev na partnerju, da je vpisana šifra proračunskega uporabnika. V menuju šifranti najdemo zavihek partnerji.
Personalizirane nastavitve
Na koleščku desno zgoraj se nam odprejo dodatne možnosti. V zavihku Filtri imamo možnost nastavitve po parametrih na datum, kot tudi na referenta. V zavihku Stolpci si odkljukamo stolpce, ki jih želimo videti pri izpisu v pregledu računov. Tisti, ki za nas niso pomembni pri pogledu, lahko ostanejo brez kljukice. V zavihku Excel pa si lahko podatke izvozimo v excelovo tabelo, kot prilogo.
Predračuni
Predračune izdelamo po istem postopku kot vnašamo račune za pošiljanje. Ko pa želimo iz obstoječega dokumenta (predračuna) izdelati račun se postavimo v ponudbo iz katere želimo izdelati račun. Ko smo v predračunu se postavimo na gumb 
Odpre se nam pogovorno okno za ustvarjanje dokumenotv.
Prejeta naročila
Postavimo se v polje prejeta naročila in izpolnimo vnosne podatke, ki se nanašajo na dokument. S potrditvijo shrani se naročilo shrani. Pozneje bomo lahko iz izdelanega naročila ustvarili nov dokument iz tega naročila. Na polju ustvari odpremo pogovorno okno za spremembo dokumenta. Le ta se potem prenese med ustrezne dokumente v Vitaminu in ga tudi tam najdemo.
Avansni računi
Avansni račun izdelamo tako, da izpolnimo vse zahtevane postavke in ga shranimo. Avansni račun v desnem zgornjem kotu na printerju izpišemo ali pošljemo po elektronski pošti z aktivacoko na gumbu pismo. Ko bomo želeli iz avansnega računa izdelati račun, pa se v zgornjem kotu postavimo na izpis dokumenta. Izberemo eno iz ponujenih možnosti in ustvari nov dokument iz tega dokumenta. Npr. Račun.
Ponudbe
Postavimo se na polje za vnos ponudb. Le to izpolnimo in shranimo. Z postavitvijo v ponudbo lahko v zgornjem desnem kotu vidimo gumb 
. Odpre se nam forma za ustvarjanje računa, pos računa, dobavnice, avansnega računa.
Dobavnice
Postavimo se v področje za vnos dobavnice. Vnesemo vse zahtevane podatke vezane na dobavnico, ki jo želimo vnesti. Ko le to shranimo, se nam shrani v seznam dobavnic. Pozneje, ko bi želeli iz dobavnice izdelati račun, pos račun ali avansni račun se postavimo v dobavnico iz katere želimo izdelati drug dokument. V desnem kotu zgoraj se posatvimo na gumb Ustvari. Odpre se nam pogovorno okno za izdelavo novega dokumenta.
Dnevni in mesečni promet
V dnevnem prometu imamo pregled nad prometom za izdane račune, ki se nanašajo na datum, v mesečnem prometu pa najdemo informacijo, kolikšen je bil promet po mesecih.
Promet po identih in partnerjih
Izpisjuje se znesek vezan na posamezen ident (artikel). Promet po partnerju pa je informacija o znesku, ki se nanaša na posameznega partnerja pri izdanih računih.
Knjiženje
Priprava za knjiženje računov, ki se obdelajo v Opis programu se izvede avtomatsko. V kolikor smo pri vnosu dokumentov upoštevali tudi že konte usklajene z izdanimi računi se bodo le ti prenesli v Opis sistem in dodatno knjiženje ni potrebno.
POS
Ob prvi uporabi programa POS so potrebne nastavitve, ki jih za vas uredi ekipa Njorka. Med drugim bo skupina Njorka kreirala potrebne uporabnike in jim dodelila licence ter pravice. Vsakemu uporabniku se dodeli svoje uporabniško ime in geslo. Z vstopom v aplikacijo se odpre okno za prijavo.
Šifranti
Referenti
Zavihek Referenti je namenjen vnosu referentov. Referent je uporabnik, ki je vezan na POS saj so ti računi davčno potrjeni in je za
to potreben podatek davčne številke uporabnika POSa. (več >)
Pogled mobilno
ID referenta je PIN ob prijavi v POS.
Referent ostane na napravi Aktiven, v kolikor v praznem polju izberete to možnost.
Artikli
Pri uporabi POSa je zelo pomemben šifrant Artiklov. Le ti so potrebni za vnos naročila in posledično za izdelavo računa. S klikom na + v spodnjem desnem kotu, se nam odpre okno za vnos podatkov novega artikla.
Pod zavihkom Osnovno napolnimo osnovne podatke artikla. Ob kliku na gumb NASLEDNJI ID nam bo program dodal naslednjo prosto šifro artikla. Vsi podatki kjer je *, so obvezni podatki.
Artikel, ki ga ne želimo več imeti v ponudbi lahko označimo kot Neaktiven in ga po potrebi kasneje ponovno aktiviramo.
Pod zavihek Opis artikel opišemo. Polje je neobvezno.
Pod zavihkom Cene vnesemo vse podatke, ki se vežejo na ceno artikla. V prvem polju vpišemo DDV stopnjo. S klikom na oznako, ki je na koncu polja, se nam odpre šifrant stopenj (osnovna, neobdavčena, posebna,..). Prodajno ceno, ki smo vpisali, lahko predstavlja neto ceno ali pa ceno z DDVjem. Slednja se potem z oznako Cena vključuje DDV tako tudi upošteva in se ustrezno preračuna v polju Cena brez DDV.
Pod zavihek Klasifikacija izberemo klasifikacijo, če želimo, da je artikel v določeni klasifikaciji. Določimo jih ob namestitvi programske opreme v šifrantu klasifikacij. Klasifikacije artiklov so odvisne od dejavnosti podjetja. Klasifikacija artiklov je lahko povezana z nastavitvijo izpisa naročila glede na vsebino ( npr. hrana -v kuhinjo, pijača - v bar)
Na zavihku POS določimo posebnosti artikla. Določimo lahko ali ima artikel zalogo. Ceno in naziv lahko artiklu spremenimo ob izbiri artikla ob vnosu naročila ali računa. Artiklu lahko tudi določimo ali je viden v POSu ali pa ga bomo uporabili v modulu prodaje.
Pod zavihkom Drugo pa so ostale nastavitve vezane na artikel (dobavni rok, konto)
Partnerji
Za vnos partnerjev se postavimo na zavihek Partnerji. Odpre se nam seznam že vnešenih partnerjev. S klikom na gumb +, ki je v spodnjem desnem kotu se nam odpre okno za dodajanje novega. V zavihku osnovno vpišemo ID partnerja. S klikom na gumb Naslednji ID nam program napolni naslednjo prosto zaporedno številko v šifrantu. Podatki označeni z rdečo * so obvezni. Podatek Naziv je naziv kupca. Tip izberemo iz seznama, ki se nam odpre s klikom na puščico ob koncu vrstice. Ponudi nam možnosti kupec, dobavitelj ali oboje. Naziv partnerja lahko dopolnimo z dodatnimi nazivi naziv 1, naziv 2 in naziv 3. Projekt in Stroškovno mesto, lahko izberemo iz seznama, ki nam ga odpre lupa na koncu vrstice.
Na zavihku Naslov vnesemo zahtevane podatke, ki se vežejo na partnerja, ki ga vnašamo. V polju država se nam s klikom na lupo, ki je na koncu polja, odpre šifrant držav kjer izbiramo željeno državo. Lahko pa jo izberemo z vpisovanjem naziva države, kjer nam program išče po celotnemu šifrantu vse besede, ki so enake zapisu.
Če imamo za vnešenega partnerja naslov za dostavo različen, potem bomo te podatke vnašali pod zavihkom Dostavni naslov.
Zavihek Kontakt je namenjen vnosu podatkov kot so telefon, e-pošta in spletna stran partnerja.
Vnos podatkov, ki so vezani na DDV , so matična številka, DDV zavezanost in davčna številka. DDV zavezanost izberemo iz šifranta, ki se nam odpre s klikom na puščico, ki je ob koncu vnosnega polja.
Projekte določimo skupaj ob namestitvi programske opreme.
POS
S klikom na modul POS se nam na desni strani prikažejo možnosti, ki nam jih modul omogoča.
Pod gumbom Nastavitve najdemo zavihka Osveževanje in Novo leto.
Pod zavihkom Osveževanje je funkcija, ki nam osveži vse spremembe, ki so nastale v nastavitvah ali naštetih šifrantih. Če vključimo avtomatsko osveževanje podatkov in nastavitev, se bo operacija avtomatsko izvedla ob prijavi. Lahko pa po želji osvežimo ročno s klikom na gumb Osveži vse. Lahko pa tudi ročno samo izbrani šifrant, ki se nam prikaže s kliko na + na koncu vrstice osvežujem podatke in nastavitve. S klikom na +, ki je na koncu vrstice napredno pa se nam odpre gumb Ponastavi zadnjo osvežitev.
Pod zavihkom Novo leto najdemo podatek o trenutnem letu in gumb, ki ga potrebujemo, ko se začne novo leto. Pod zavihkom Drugo pa lahko določimo privzeto plačilno sredstvo za gotovinski račun. Nastavitve se nam odpirajo, ko ga odpremo na oznaki + desno.
Ob kliku na katerikoli drugi zavihek v modulu bo program zahteval PIN (ID referenta). Z vpisom PINa se bo v programu v orodni vrstici izpisal naziv referenta. V kolikor ima obrat le enega Referenta, (natakarja, ordermena), lahko le tega nastavimo v nastavitvah uporabnika modula. To bo za vas storila ekipa Njorka, ob nastavitvi programske opreme. V tem primeru PINa ni več potrebno vnašati.
Račun
Kot smo že omenili, je potrebno ob kliku na gumb Račun vpisati PIN (ID referenta)
Po vnešenem PINu se nam odpre maska za vnos postavk oziroma naročila. Na desni strani imamo artikle, ki so lahko prikazani po klasifikacijah (gumb izbrane klasifikacije je obarvan oranžno) ali pa vse artikle, ki jih imamo v šifrantu in imajo oznako, da so vidni v POSu (gumb VSE).
Mobilni pogled
 |
 |
S klikom na artikel se le ta prenese na levo stran v košarico oziroma v pozicije računa. Če imamo vključeno nastavitev, lahko idente iščemo po nazivu. To nastavitev vključi skupina Njorka na željo stranke. Za izbrane artikle lahko izdelamo račun takoj ali pa jih shranimo v košarice, ki jih imamo vnaprej oblikovane ali pa košarice vedno znova ob naročilu dodajamo (odvisno od pravic uporabnika in potreb).
Količino artikla povečujemo s klikom na 
zmanjšujemo pa s klikom na 
. S klikom na gumb 
artikle shranimo v košarico. Račun lahko izdelamo kasneje ali pa s klikom na gumb 
izdelamo račun takoj.
S klikom na gumb 
se nam odpre okno, ki nam omogoča preklic računa, vpis popusta na račun, določitev partnerja, trg, zapis opomb ter možnost vpisa podatkov vezane knjige računov, v kolikor delamo brez internetne povezave. S klikom na +, ki se nahaja na koncu vrstice Partner se nam odpre okno za vnos podatkov partnerja. Podatke lahko vpišemo ročno ali pa odpremo šifrant partnerjev s klikom na gumb Partnerji.
Če uporabljamo POS s takojšnjo izdelavo računov, potem se nam ob kliku na gumb Zaključi odpre okno, kjer moramo izbrati način plačila. To storimo s klikom na ustrezni gumb. Če imamo več različnih vrst plačil, potem označimo to možnost in definiramo vrednosti. S potrditvijo je račun izdelan. Najdemo ga pod zavihkom Izdani računi (računi so fiskalizirani - davčno potrjeni in zato popravki niso mogoči razen s stornacijo).
Mobilni pogled
Če pa uporabljamo POS, ki ima več ordermanov (uporabnikov, ki prejemajo naročila in nimajo definirane blagajne) potem mora uporabnik napolniti košarico.
To stori tako, da preden začne z dodajanjem artiklov v košarico klikne na gumb 
, ki nas avtomatsko postavi v šifrant košaric, ki so že vnaprej definirane in klikne gumb 
Orderman nima pravice upravljanja s košaricami, lahko jo samo napolni. Prav tako ne more zaključiti košarice in izpisati računa. Ko izbere košarico, se le ta ikona obarva zeleno 
. Na desni strani izberemo artikle. Naročilo pošljemo v pripravo s klikom na ikono 
. S klikom na gumb shranimo spremembe v košarico.
Na blagajni lahko sedaj izdelamo račun za zaključene košarice. Pod zavihkom Račun kliknemo na ikono košarica in le to izberemo. S klikom na gumb Napolni se nam prikaže vsebina košarice, na kateri lahko še kaj uredimo (podatki partnerja, popust,...) in nato kliknemo na gumb Zaključi, ki nam odpre masko za vpis načina plačila. Ko podatke potrdimo, se nam košarica izprazni in je pripravljena na ponovno uporabo. Račun pa se nam zapiše pod zavihek Oddani računi.
Košarica
Pod zavihkom Košarice le te oblikujemo. S klikom na gumb Uredi se nam odpre, kjer uredimo ime košarice in nastavimo ali se po zaključku računa košarica obdrži ali se pobriše. Če imamo več ordermanov, potem nastavimo košarice, da se obdržijo in se ob zaključku računa izpraznijo. S potrditvijo dodamo košarico.
Če smo izbrali, da se košarice obdržijo, potem imamo v pregledu vidne vse košarice. Vse tiste, ki imajo znesek 0, so prazne in na njej ni 'naročila', Če pa imamo pod podatkom znesek vpisano neko vrednost, potem so v tej košarici artikli. Ko se postavimo na košarico, se obarva zeleno in izpišejo se nam artikli, ki so beleženi na košarici.
Mobilni pogled
 |
 |
Košarice lahko ureja in briše samo uporabnik z zadostnimi pravicami. Poleg urejanja in brisanja košaric imamo tudi ikono za tiskanje košaric.
Izdani računi
V zavihku Izdani računi najdemo vse račune, ki so bili izdelani in avtomatsko davčno potrjeni (fiskalizirani), kar pomeni, da so bili poslani na FURS.
V pregledu imamo vse račune. Ko se postavimo na željenega, se nam na desni strani prikažejo postavke, ki so bile obračunane na računu. V pregledu imamo številko računa, podatek Sync, ki nam pove ali je bil račun sinhroniziran - , podatek FURS, ki nam pove ali je bil fiskaliziran (poslan na FURS), datum in ura izpisa računa, znesek in plačilno sredstvo. Če smo pri izdelavi računa izbrali več vrst plačila, se nam izpiše *. Specifikacijo vidimo pod zavihkom Plačila.
Račun lahko natisnemo s klikom na ikono 
. Poleg tega pa lahko računu zamenjamo plačilno sredstvo s klikom na gumb 
Odpre se nam okno, kjer popravimo plačilno sredstvo in potrdimo spremembo.
S klikom na gumb Zbir prometa in z vpisom datuma se izpiše rekapitulacijo prometa. V zbiru prometa smo datumsko omejeni za razliko na gumbu Arhiv, kjer lahko pogledamo in izpišemo rekapitulacije za daljše obdobje.
Blagajna
Blagajna je evidenca prejemkov in izdatkov za določen dan. Saldo blagajne pa je razlika med prejemki in izdatki na dan.
Mobilni pogled
V zavihku blagajna izdelujemo zaključke, ki morajo biti izdelani za vsak dan posebej. S klikom na gumb 
se nam odpre okno, kjer vpišemo dan, za katerega bomo izdelali zaključek in nato kliknemo na gumb Preračun prejemkov. Izdela se rekapitulacija nezaključenih prejemkov po plačilnih sredstvih. Izpiše pa se tudi vrednost nezaključenih prejemkov plačilnega sredstva Gotovina. Namenjena je naslednjemu koraku in sicer vpisu vrednosti izdatka. Vrednost vpišemo v vrstico Izdatek. S klikom na gumb Potrdi se izdela zaključek.
TURIZEM
Modul Turizem je namenjen vodenju evidence knjige gostov in poročanja/oddajanja prijave v sistem Ajpes.
Uporaba modula nVitamin Turizem je enostavna in omogoča vodenje turističnih namestitev tako za male turistične ponudnike, sobodajalce, kot tudi za večje mreže turističnih obratov.
Ob prvem vstopu vam bo dodeljeno uporabniško ime in geslo za vstop v aplikacijo. Naši produkti nVitamin so namreč spletne informacijske rešitve, ki so dosegljive na spletni povezavi in se vanje prijavljate z vašim vstopnim uporabniškim imenom in geslom. Dostopne so tako na računalnikih kot tudi na mobilnih napravah.
V kolikor želimo izdajati tudi davčno potrjene račune, vam lahko ponudimo nVitamin POS. Modula sta povezana in ne zahtevata dodatnega prenosa ali usklajevanja podatkov. Poleg izdajanja računov za nastanitveni obrat, enoto, lahko dodamo ostale storitve kot so zajtrk, hišni ljubljenčki, izposoja koles... Račun, ki se izda ob odhodu gosta, je vezan na nastanitveno enoto in hkrati davčno potrjen.
Šifranti
Artikli
V tem zavihku vnesemo artikle. V našem primeru bo to turistična taksa. Postavimo se na zavihek Artikli levo. S klikom na gumb +, ki je v spodnjem desnem kotu se nam odpre okno za dodajanje novega artikla. Več v POS Artikli.
V kolikor modul Turizem uporabljamo v kombinaciji z modulom POS, dodamo še druge artikle, ki se vežejo na izdajo davčno potrjenih računov. Tipično bomo dodali artikle za obračun namestitve kot so najem apartmaja, najem sobe, nočitev,... Več v POS
Turizem
Za vodenje elektronske knjige gostov in oddajanja poročila na Ajpes, potrebujemo naš turistični obrat registrirati v sistem Ajpes. Ob registrciji prejmemo Ajpes identifikacijsko številko. Le to bomo potrebovali ob vnosu nastanitvenega obrata.
Nastanitveni obrat
Postavimo se na zavihek Nastanitveni obrat. S klikom na + v spodnjem desnem kotu, se nam odpre okno za vnos podatkov novega nastanitvenega obrata. Zapolnimo polja z nazivom in naslovom nastanitvenega obrata. Ajpes ID je številka nastanitvenega obrata, ki jo prejmemo ob registraciji obrata v AJPES sistemu (RNO). Status našega nastanitvenega obrata izberemo glede na trenutno obratovanja enote. S klikom na puščici ob koncu vnosnega polja, se nam odpre seznam iz katerega izberemo status. Obvezni podatki so označeno z rdečo zvezdico (*).
Polje za vnos turistične takse se polni iz šifranta Artikli. Turistično takso se vnese kot ident v vnosu Artikli, kjer se mu tudi določi cena. Cena turistične takse se koristi za obračun in dnevno poročanje na AJPES.
Nastanitvena enota
Nastanitvene enote so sobe, apartmaji, šotori, hiše, ..... ki so vezane na posamezen nastanitveni obrat. Primer: Hotel Wlka, je naš nastanitveni obrat. Znotraj hotela Wlka pa so modra soba, zlata soba,.... To so naše nastanitvene enote.
Če imamo nastanitvene enote že vnešene, le te lahko iščemo s hitrim iskanjem v iskalnem polju išči. Z miško se postavimo v polje in vpišemo enoto, ki jo iščemo. Program nam po ključnih besedah že predlaga Enoto, ki je vnešena.
Novo Nastanitvene enoto vnesemo s klikom na + v spodnjem desnem kotu. Odpre se okno za vnos podatkov nove enote. Določiti moramo vse podatke, ki so označeni z rdečo zvezdico (*).
Knjiga gostov
Knjiga gostov je elektronska knjiga gostov, ki nadomešča zakonsko določeno fizično knjigo gostov. Iz menuja na levi strani izberemo Knjigo gostov. Odpre se seznam vseh gostov, ki smo jih v naših nastanitvenih obratih že sprejeli. Polje za hitro iskanje gosta se nahaja v polju 'išči', ki ga prikazuje puščica na sredini.
S klikom na gumb +, ki je v spodnjem desnem kotu, se nam odpre okno za dodajanje novega gosta. Odpre se nam obrazec za vnos ali urejanje gosta.
Podatki označeni z rdečo zvezdico * so obvezni in jih moramo določiti za vsakega gosta, ki ga vnašamo. To so hkrati tudi vsi podatki, ki so potrebni za potrjevanje v sistem eTurizem na AJPES. Poročanje na AJPES se izvede avtomatsko, v kolikor imamo tako tudi nastavljeno.
Poročanje na AJPES
eTurizem je aplikacija dostopna na AJPESovi spletni strani. Vsi, ki oddajajo namestitve, so zavezani za poročanje podatkov na AJPES. Rešitve nVitamin Turizem vam omogoča beleženje in hrambo podatkov v knjigi gostov za daljše obdobje (zakonska zahteva), kot so le ti dostopni na aplikaciji eTurizem. Podatki se avtomatsko prenesejo na AJPES za namene poročanja na policijo, mesečnega obračuna turistične takse in druge statistične namene. Zavezanec je zavezan poročati dnevno (ob prijavi gosta) in mesečno (do 10. v mesecu za pretekli mesec) v AJPES. Več si lahko preberete na AJPES.
. Nastavitev samodejnega poročanja je predhodno nastavljena s strani ekipe Njorka. V kolikor bi želeli poročilo oddajati ročno s klikom na ikono je potrebno nastavitev v programu opraviti individualno. 
Ko je dnevno poročilo poslano avtomatično na Ajpes, prejmemo mail o uspešni oddaji prijave gosta. V kolikor kaj ni bilo odposlano prav (napaka pri vpisu) prav tako prejmemo mail z opozorilom, da dnevno poročilo ni bilo odposlano uspešno.
Obračun nastanitve
Izdelava poročila o turistični taksi za določeno obdobje
Nastavitve za pogled izpisa
Filtriranje po pregledu nam omogoča tudi filter na ikoni Zobnik. Poleg filtriranja imamo tudi možnost prikazovanja/skrivanja stolpcev v pregledu in ali izvoz podatkov v Excel.
Nastavitve v Knjigi gostov si sledijo po istem sosledju. Ko si določimo, za kateri obrat in enoto želimo izpis in nastavimo kateri stolpci naj so na izpisu prikazani, pripravimo dokument za izvoz v excel. Nastavitev stolpcev uporabimo tudi ko želimo, da so le določeni stolpci vidni pri izpisu na ekran. Kar pa ne pomeni, da ostali zahtevani podatki niso vnešeni in shranjeni.
Prijava gosta - samoprijava
Pred prihodom gosta pripravimo rezervacijo v modulu nVitamin Turizem. Rezervacijo vnesemo tako, da jo naslovimo na osebo, ki nas je kontaktirala ali preko portala Airbnb, Booking ali osebno. Vpišemo število gostov ki jih pričakujemo in datum prihoda. V kolikor imamo tudi mail osebe, ki je rezervacijo izvedla, vpišemo tudi tega. Tako zaključeno rezervacijo pošljemo na mail naslov (ki smo ga vnesli). To storimo tako, da odkljukamo rezervacije, ki jih želimo odposlati osebi za samoprijavo. Potem kliknemo na strelo v zgornjem desnem kotu in izberemo pošlji obrazec za prijavo. S tem bo osebi ki je izvedla rezervacijo poslan dostop do povezave za vnos zahtevanih podatkov za prijavo gosta v knjigo gostov.
Gost nam bo tako pred prihodom že poslal vse zahtevane podatke za prijavo v Ajpes sistem. V aplikaciji pod rezervacije prejmemo njegovo samozapolnitev. preverimo veljavnost in resničnost vnešenih podatkov vključno z datumom odhoda. S kljukico ob rezervaciji določimo, katere renervacije bomo premaknili v knjigo gostov od tam pa bo program avtomatično poslal poročilo na Ajpes. Prejmemo mail o uspešni oddaji. Lahko pa to storimo sami ročno z izbiro na strli v desnem kotu in pošljemo dnevno poročilo.
ŠIFRANTI
PARTNERJI
Dodajanje novega partnerja je enostavno. Lahko ga dodamo ob vnosu dokumenta s klikom na pisalo ali pa v šifrantu partnerjev se nam s klikom na +. Odpre se okno Dodajanje partnerja.
Pod zavihkom Osnovno vpišemo davčno številko in s klikom na + aplikacija iz BIZIja počrpa podatke.
Pod zavihkom Dostavni naslov vpišemo omenjene podatke.
Pod zavihkom Drugo vpišemo kontaktne podatke. Če želimo pošiljati račune po emailu le tega vpišemo pod e-Pošta za račun. Če je partner proračunski uporabnik se bo šifra počrpala iz BIZIja.
Pod zavihkom bančni račun se bo tudi ta počrpal iz BIZIja. Če želimo še kakšnega dodati pa to storimo tako da ga vpišemo in kliknemo gumb Dodaj. Če pa želimo račun odstraniti kliknemo rdeči -.
S klikom na gumb shrani se le ta doda v šifrant partnerjev in ga lahko uporabljamo na dokumentih.
REFERENTI
Referente vnašamo v modulu le, ko nimamo povezave z drugo informacijsko rešitvijo. Le v tem primeru novega referenta lahko dodamo tako, da se postavimo v šifrante in s klikom na Referenta odpre pogovorno okono za vnašanje le tega. V osnovnem zavihku mu določimo njegovo številko ID, naziv ime referenta in njegovo davčno številko. Podatki o njegovem urniku in potrjevanju dopusta so vezani na modul Time Track in v tem primeru niso obvezni (potrebni).
ARTIKLI
V šifrantih najdemo artikle ali idente. V kolikor uporabljamo modul v povezavi z drugim informacijskim sistemom, artikle vnesemo tam. Ko pa modul uporabljamo ločeno, samostojno in ne v povezavi z drguim sistemom artikel vnesemo tako, da kliknemo na zelen gumb v desenem kotu +
Odpre se nam pogovorno okno za vnos novega artikla/identa. Polja z zvezdico so obvezna. Po tem ko vnesemo podatke jih potrdimo na zelenem gumbu potrdi.
